Informatique et gaspillages, épisode 3 : mouvements inutiles, corrections et retouches

Clôturons notre série consacrée aux gaspillages en informatique ! Après la surproduction, l’attente, le transport et les étapes inutiles, intéressons-nous aux mouvements inutiles et aux corrections imposés aux utilisateurs d’un logiciel pro chez un voyagiste.

Les mouvements inutiles : navigation et recherche
labyrintheLe fait de parcourir les pages ou écrans d’une application pour y rechercher une information est un gaspillage, puisque le déplacement n’apporte en soi aucune valeur à l’utilisateur. Dans le cas idéal, l’utilisateur devrait avoir toutes les informations nécessaires sous les yeux, et uniquement ces informations nécessaires, sans avoir à fournir le moindre effort. Le système du voyagiste regorge de tels exemples : les différents vols proposés pour une requête donnée sont affichés dans des pages distinctes, ce qui oblige à naviguer fréquemment d’une page à l’autre pour comparer les alternatives ; il faut revenir à la page d’accueil pour modifier les critères de recherche de vol ; la page qui affiche le détail d’un voyage est très longue, ce qui oblige l’utilisateur à utiliser les barres de défilement pour naviguer de haut en bas, etc. Dans le cas où les informations sont regroupées au sein d’un même écran, la navigation et la recherche prennent une nouvelle forme : le regard parcourt l’écran à la recherche de l’information pertinente.

Les corrections ou retouches
Recommencer une action est un gaspillage ! Par exemple, si l’agent commercial ou le voyageur font une faute de frappe en indiquant une ville de destination, le système affiche un message d’erreur et ils doivent recommencer toute la saisie. Un bon système à cet égard propose une correction automatique, ainsi que la bonne destination en cas de faute de frappe mineure ; ou encore, un clic sur la destination voulue, indiquée sur une carte.

Pour comprendre comment que la pratique Lean peut vous aider à améliorer les logiciels que vous concevez, lisez La Pratique du Lean Management dans l’IT.couverture La pratique du Lean Management dans l'IT

Informatique et gaspillages, épisode 2 : les étapes inutiles

Après la surproduction, l’attente et le transport détaillés dans un précédent post, intéressons-nous à trois autres gaspillages : les étapes inutiles que l’informatique impose parfois à ses utilisateurs, dans ce cas précis : chez un voyagiste.

Etapes inutiles : informations déjà disponibles / double saisie

informatique-frustration-lean-management-operae-partnersUne saisie est jugée inutile lorsque le système aurait pu trouver l’information par lui-même, sans exiger d’efforts de la part de l’utilisateur. Dans le cas de l’agent commercial, par exemple, la double saisie de l’identité de l’utilisateur – une fois pour la réservation du voyage, et une autre pour le paiement. Dans le cas du client final, la saisie hebdomadaire d’informations toujours identiques s’il s’agit d’un voyageur qui réserve un vol chaque semaine, pour la même destination, et à la même heure. Lire la suite « Informatique et gaspillages, épisode 2 : les étapes inutiles »

Quelle est la différence fondamentale entre Lean management et cost cutting ?

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L’erreur la plus commune est de confondre Lean Management et cost-cutting. Certaines organisations et managers ont vu le Lean, et le voient encore, comme uniquement un moyen de réduire les coûts de fonctionnement de l’entreprise. C’est en fait méconnaître ce qu’est le Lean management et ce qu’il apporte aux entreprises. Le Lean n’est pas un outil de réduction des coûts. C’est une méthode de management pour booster le chiffre d’affaires d’une entreprise via le développement de chaque employé et dont un des effets est d’améliorer l’efficacité-coût de l’organisation. C’est la différence entre se focaliser uniquement sur les coûts pour les réduire, et être efficace par rapport aux coûts dans chacune des opérations réalisées par les équipes. Lire la suite « Quelle est la différence fondamentale entre Lean management et cost cutting ? »

Lean Informatique et gaspillages, épisode 1 : surproduction, attentes et transport

Pour comprendre comment la grille d’analyse des sept gaspillages du Lean management s’applique à l’utilisation des interfaces homme/machine, prenons l’exemple des utilisateurs d’un logiciel dans un réseau d’agences de voyage.
En synthèse :

Surproduction = Saisir plus d’informations que le système ne nécessite à un moment donné.

Attentes = Attendre une réponse du système.

Transport = Copier des informations manuellement d’un système à l’autre.

Surproduction

Le système informatique occasionne un gaspillage de surproduction pour l’utilisateur lorsqu’il lui donne une information inutile, ou lorsqu’il fournit une information avant qu’il en ait réellement besoin. Un exemple typique est la page d’accueil du site intranet du voyagiste, chargée d’une multitude d’informations dont chacune n’intéresse qu’une partie des utilisateurs. Du point de vue de chaque utilisateur, de nombreuses informations sont lues, ou consommées, pour rien. Une autre forme de surproduction concerne la saisie d’informations par l’utilisateur : soit le système demande des informations inutiles, soit il demande ces informations trop tôt.

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Accélérer ? Faites du Lean

Par Marie-Pia Ignace

La culture économique du 21ème siècle fait de la vitesse un avantage compétitif à plusieurs titres :

le chiffre d’affaires est impacté par le temps qui s’écoule entre le moment où le client désire un objet ou un service et le moment où il en dispose. Abandonner un caddie déjà rempli parce que la file d’attente à la caisse est trop longue, renoncer à un achat parce que le produit n’est pas en stock et qu’il faut le commander changer de site internet parce que la livraison a lieu dans la semaine pour l’un et dans la journée pour son concurrent, etc… : nous avons tous une expérience personnelle de ce type de décision / déception. Du point de vue de l’entreprise, c’est juste du chiffre d’affaires qui s’évanouit alors que tous les efforts avaient été faits pour nous amener à consommer. vitesse-lean-management-operae-partners

la trésorerie des entreprises est impactée par le délai entre le moment où un client passe une commande et le moment où l’argent est sur le compte en banque de l’entreprise. Une promesse de règlement de facture n’est rien face à l’obligation de payer un salaire ou des charges, seul l’argent en banque compte. Il en va de même pour la capacité d’investir de l’entreprise, lancer des embauches, Lire la suite « Accélérer ? Faites du Lean »

Le TWI : travail standardisé et formation

Parlons de la mise en œuvre de l’une des bases de l’amélioration continue : le travail standardisé et la formation, par Christian Ignace.
La formation, le travail standardisé, et la rédaction de modes opératoires (standards) sont étroitement dépendants l’un de l’autre et constituent l’un des quatre éléments du socle du Toyota Production System. Le « standard » figure également dans l’un des triangles vertueux du Lean :triangle-vertueux-lean-management Lire la suite « Le TWI : travail standardisé et formation »

Qu’est ce que le TWI : Training Within Industry

Training within industryL’origine du TWI par Christian Ignace

A l’origine, Training Within Industry est une des innovations méthodologiques qui a permis aux Américains de gagner la seconde guerre mondiale. Obligés de trouver une manière de former rapidement des non-spécialistes, en particulier des femmes et de jeunes ouvriers inexpérimentés, à produire munitions et matériels par millions, sans défaut, dans les usines d’armement pour soutenir l’effort de guerre. Lire la suite « Qu’est ce que le TWI : Training Within Industry »