Malgré l’essor des outils de gestion avancés, Excel reste l’outil privilégié de nombreux professionnels… souvent parce que les alternatives sont trop complexes pour eux. La fracture numérique ne se limite pas aux zones reculées. Elle touche aussi des individus qui, par honte, préfèrent se débrouiller seuls plutôt que de demander de l’aide.
Ces personnes bricolent alors une « informatique palliative » avec Excel.
Au hasard d’un gemba, une simple question peut déclencher un long silence pesant, tandis qu’un collaborateur en sueur lutte avec ses fichiers Excel pour en extirper une information.
Pour les plus hardis, nous pourrons éventuellement constater la présence d’un management visuel de production. Nous avons tous croisé ces célèbres kanban, ces post-it physiques ou digitaux. Ils ne révèlent pas toujours les problèmes, encore moins ne poussent à les résoudre, mais au moins, ils indiquent où se trouvent les tâches : bloquées, empilées, oubliées. Naturellement, l’objet de ce type de management visuel, sous forme de kanban, est souvent détourné en simple reporting. C’est mal !
Mais saviez-vous qu’il existe un autre outil visuel, souvent méconnu, qui va bien plus loin que le simple suivi des tâches ? Le kamishibai !

Le terme kamishibai vient du japonais et signifie « théâtre de papier ». Il fait référence à une méthode traditionnelle japonaise de narration avec des illustrations sur des cartes qui sont changées au fur et à mesure de l’histoire.

En Lean, le kamishibai est utilisé sous forme de cartes de contrôle visuel pour assurer que des tâches standards sont bien exécutées à intervalles réguliers.

Comme tout management visuel, il doit permettre d’identifier en un coup d’œil si une situation est normale ou non. Encore faut-il définir ce qu’est une situation normale. De quelle situation normale parle-t-on ? Dans le cas du kamishibai, nous parlons plutôt de la bonne fin de tâches récurrentes, à diverses fréquences qui vont de la journée à l’année.

Ce tableau contient les tâches récurrentes de l’équipe. Pour cela, elle doit identifier l’ensemble de ses tâches et évaluer leur réelle valeur ajoutée. Ainsi, elle peut espérer limiter son travail récurrent à la production de valeur pour le client et aux tâches préparatoires à la production de valeur. En creux, elle est sensée éliminer le nombre des tâches qui sont de purs gaspillages. Dans un premier temps, on peut donc imaginer que si le ou les clients de cette équipe devaient se trouver devant le kamishibai de ladite équipe, il se verrait dedans au travers des tâches listées.

Bien, le client se voit dans ce management visuel. C’est un bon point. Comment l’équipe se voit-elle dans son kamishibai ? Eh bien chaque tâche est écrite sur un petit carton dont un côté est vert alors que l’autre côté est rouge :

• Lorsque le carton est présenté côté rouge, la tâche reste à accomplir.
• Lorsqu’elle est présentée côté vert, elle a été accomplie avec succès.

Au début d’une période donnée, imaginons la semaine, toutes les cartes des tâches hebdomadaires sont tournées côté rouge visible : tout est à faire. En fignolant un peu le travail, chaque carte va comporter un moment préférentiel pour être terminée. Si nous raisonnons à l’échelle de la semaine, certaines tâches sont à réaliser préférentiellement un jour donné. Nous pouvons même aller encore plus loin et faire figurer son propriétaire et son remplaçant sur chacune des tâches.

Comment ce management visuel prend-il vie ? A une fréquence cohérente avec celle des tâches à réaliser, l’équipe se réunit devant son management visuel :

• Elle met à jour les tâches et les problèmes à résoudre ;
• Elle décide de la façon dont elle va s’organiser pour résoudre les problèmes et réaliser les tâches arrivées à maturité.

L’équipe et le client doivent se retrouver dans tout management visuel.

Récemment, j’ai vu mis en place un kamishibai pour aider les équipes à respecter leurs obligations contractuelles vis-à-vis de leur client. Le contrat dispose d’une quarantaine de tâches à réaliser, critiques du point de vue du client, et donc pénalisables si elles sont laissées en déshérence.

La quarantaine de tâches, opérationnelles ou administratives sont réparties dans les équipes idoines. Chaque équipe dispose de son kamishibai qui lui permet de piloter son activité en étant axée sur les demandes contractuelles des clients. Cela a permis de focaliser les résolutions de problèmes sur les sujets importants pour le client et, par ricochets, importants pour l’entreprise, puisque faisant l’objet de pénalités. Tout ne peut pas être réglé instantanément. Mais en un an, grâce au kamishibai, cette équipe a divisé par cinq les pénalités infligées par son client. Un impact direct, mesurable, et surtout durable.

Un bon management visuel, c’est celui qui montre le client, l’équipe et les problèmes à résoudre. Le kamishibai le fait brillamment pour les tâches récurrentes. Et vous, votre équipe a-t-elle un moyen simple et efficace de suivre ses engagements récurrents ?

Vous souhaitez résoudre les problèmes importants pour vos clients, et donc importants pour l’entreprise. Nous avons accompagné des centaines d’équipes dans cette démarche, contactez nous.