Polyvalence des employés et lean : 3 bonnes pratiques plus 1

Polyvalence des employés et lean : 3 bonnes pratiques plus 1

Le bon staffing est un exercice d’équilibriste : trop de monde ici et la productivité dégringole, on perd de l’argent ; pas assez là et un embouteillage se crée dans le processus, on ne délivre plus, le client s’agace et on perd encore de l’argent. Tout l’art que doit maitriser Armelle, la manageuse de cet article, tient à la recherche du juste milieu.

Bonne pratique n°1

La 1ère bonne pratique consiste à modéliser l’avenir pour pouvoir staffer. Pour cela, Armelle doit estimer les volumes qu’il y aura à traiter, connaitre le temps de traitement de chacune de ces demandes (« temps de cycle » pour être précise d’un point de vue lean) et sortir sa calculette à division et multiplication. Certains modèles sont plus subtils mais on sait dans la plupart des métiers, et bien avant l’arrivée de chatgpt, transformer une demande en nombre de personnes à staffer.

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5 bonnes raisons de vous former avec Operae Academy

5 bonnes raisons de vous former avec Operae Academy
  1. La satisfaction de nos participants est notre priorité et nos stagiaires sont promoteurs, comme le montre le Net Promoter Score moyen de 71 en 2022 et les verbatim élogieux.
  2. Vous participerez à une « formation-action » : les Académies des Managers, Parcours Green Belt et Black Belt Lean sont conçus pour vous permettre de réellement pratiquer les concepts étudiés en salle, en menant à bien un chantier d’amélioration dans votre environnement, sur la durée, tout en bénéficiant du coaching du formateur.
  3. Vous obtiendrez une certification : l’amélioration concrète menée à bien tout au long de votre parcours Green Belt, Black Belt ou Académie sera récompensée par la certification Operae – à l’issue de votre soutenance. Les deux parcours Green et Black sont éligibles au CPF et préparent également au CQP « Coordonnateur Lean et amélioration continue » enregistré chez France Compétences (RNCP 36614).
  4. Débutant en lean ou praticien confirmé, quel que soit votre niveau, vous trouverez la formation qui vous convient : journée de découverte pour qui veut comprendre l’intérêt du lean dans son activité ; parcours d’initiation pour une équipe en 3 jours ; parcours de formation en 6 mois et mise en œuvre des principes pour les animateurs de la transformation ; parcours en 10 mois pour les leaders de l’amélioration continue ; enfin parcours sur-mesure en 6 à 8 mois pour les managers d’entités engagées dans une transformation.
  5. Que votre démarche soit individuelle ou collective – car inscrite dans le cadre de la transformation de votre organisation – nous proposons des formations en inter-entreprises aussi bien qu’en intra-entreprise. Dans les deux cas, vous participerez à une communauté de pratique.
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Des usines en réalité virtuelle pour la formation et l’enseignement

Des usines en réalité virtuelle pour la formation et l’enseignement

Traduction du billet de Christoph Roser paru sur son blog All about lean

La pandémie de COVID-19 et les mesures de distanciation ont rendu l’enseignement très difficile. En particulier, les formations sur site, dans les ateliers, qui n’étaient plus possibles. Torbjørn Netland, responsable de la Chair of Production and Operations Management (POM) de l’ETH Zurich, a pris ce défi comme une opportunité et a amené l’usine aux étudiants de manière virtuelle.

Introduction

Comme je le dis souvent, la meilleure façon d’apprendre le Lean est de le pratiquer. Malheureusement, cela n’est pas toujours possible pour des groupes d’étudiants. En effet, observer le travail réel, voir la valeur ajoutée et les gaspillages, et suivre le flux des pièces est très instructif et aide à comprendre le système. Mais avec la COVID-19, ce n’était plus possible : les usines ont été confinées et leur accès restreint aux seuls fournisseurs indispensables et au personnel. Accueillir des étudiants dans les ateliers de fabrication n’était absolument pas une priorité, d’autant que les entreprises s’efforçaient de protéger la santé de leurs employés. Pendant près de deux ans, les étudiants n’ont donc pas pu accéder aux usines.

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17 légendes urbaines de l’IT

17 légendes urbaines de l’IT
  1. Trop d’info tue l’info, il faut simplifier :
    Non. Ce n’est pas l’excès mais la rétention d’information qui tue la collaboration, en particulier la rétention involontaire basée sur l’illusion “ce que je sais les autres le savent aussi, il est donc inutile d’en parler”. Et si la réalité est complexe, il est contre-productif de chercher à en simplifier la représentation à outrance. Comprendre ensemble, voir ensemble, agir ensemble.
  2. Pour produire deux fois plus, il faut évidemment deux fois plus de monde.
    Non. Pour produire deux fois plus Il suffit de trouver et d’éliminer à peine 10 % des gaspillages inhérents au fonctionnement aberrant actuel. Démontré des centaines, des milliers, des millions de fois par les millions de personnes qui ont essayé à travers le monde, depuis des dizaines d’années que le lean existe. Mais toujours aussi in-croyable.
  3. Sur un grand projet, on finit toujours par être obligé de sacrifier soit la qualité, soit les délais, soit les coûts.
    Non. Sacrifier la qualité amène immanquablement à sacrifier les délais, donc les coûts. Trois pour le prix d’un seul !  L’illusion du quick and dirty aboutit immanquablement dans les faits à disgusting and so late.
  4. Mieux vaut commencer par le plus compliqué, comme cela tout le reste sera beaucoup plus facile ensuite.
    Non. Il ne viendrait à l’idée de personne de commencer la découverte des mathématiques par le plus compliqué, comme les équations de Shroedinger, de Maxwell, ou de Black et Sholtes, au motif que le théorème de Thales serait plus facile à comprendre ensuite, même si c’est vrai. Et pourtant on continue.
  5. Éviter de rédiger une documentation de toute manière toujours obsolète, c’est éviter un gaspillage.
    Non. Se passer de documentation, en particulier en exploitation, est bien évidemment le meilleur moyen de créer des montagnes d’erreurs à corriger sans la moindre boussole : pour éviter la traversée du Jura une fois, on devra escalader le Mont Blanc chaque jour. Excellent choix, puisque ce sont deux équipes différentes.
  6. La vérité est dans le code et nulle part ailleurs.
    Non. La seule vérité dans le code, c’est qu’il mériterait un bon refactoring qu’on ne trouve jamais le temps de réaliser. Cf point 14.
  7. C’est toujours le plombier précédent qui a fait du sale boulot.
    Oui. Plombier ou dev, PO ou chef de projet, manager ou DSI, il a toujours soigneusement appliqué les 15 autres préceptes en étant convaincu de faire bien.
  8. Les erreurs, en particulier humaines, sont inévitables.
    Non. Presque toutes les erreurs humaines ont une cause racine évitable. Il faut juste chercher un peu plus loin que la simple réponse au premier pourquoi ?
  9. Les incidents de production sont chaque fois différents.
    Non. Si les manifestations d’un incident en production sont très souvent différentes, leurs causes racines tournent toutes autour des mêmes familles de banalités crasses : absence de monitoring, de tests, de maintenance préventive, de gestion de l’obsolescence, de séparation homme-machine, de formation, de formalisation de la connaissance ou de standard. Qui se résument à une seule : absence de budget, donc de volonté, de ne rien céder sur la qualité. Point.
  10. Zéro défaut, c’est juste impossible.
    Non. Dans l’industrie on compte les défauts en ppm (partie par million), quand dans l’industrie logicielle on les compte en ppc (partie par centième, ou encore pourcentage) soit 1 000 000 / 100
    = une tolérance à l’erreur 10 000 fois plus élevée. Impossible, vraiment le zéro défaut ?
  11. Avec une bonne réorganisation, on résout beaucoup de problèmes.
    Non. On n’aura rien amélioré du tout avec une reorg : ni le processus, ni la manière de l’opérer, ni les connaissances des collaborateurs, ni les pratiques managériales, sauf par grand hasard. On aura juste dégradé les réseaux et collaborations informelles existantes et repoussé l’acceptation du problème à la troisième enveloppe.
  12. Le plus important, c’est d’éviter que les gens ne perdent du temps à se tourner les pouces sans rien produire.
    Non. Le plus important, c’est d’éviter que le flux de production ne soit interrompu, ce qui n’a rien à voir avec une soi-disant “optimisation” de l’activité des personnes.
  13. Si on pouvait recruter plus d’experts bien formés, ça irait beaucoup mieux.
    Non. Il n’y a aucun expert disponible dehors ; les seuls experts du sujet sont ceux qui triment chez nous sans répit depuis trois ans sur le sujet. Donc le problème est ailleurs. Peut-être dans le temps riquiqui que nous consacrons à former efficacement ceux de nos collaborateurs moins experts, sans parler des prestataires ?
  14. Charger les gens à 110 % c’est les rendre plus efficients.
    Non. Charger au maximum les équipes, c’est les empêcher délibérément de prendre le recul, i.e. le temps nécessaire pour résoudre définitivement certains de leurs irritants. La plus grande, et la plus classique des erreurs managériales, sans doute possible.
  15. Le plus important dans une réunion c’est de la finir à l’heure pour ne pas démarrer en retard la suivante.
    Non. Dans une réunion l’important c’est de faire participer les bonnes personnes sans en oublier ni en manquer.
  16. Le client ne sait jamais ce qu’il veut, rien ne sert de perdre trop de temps avec lui ; mieux vaut un PO ou une AMOA qui parle en son nom.
    Non. Le client sait très bien ce qu’il veut. C’est nous qui ne nous intéressons pas vraiment à ses usages, au motif fréquent que ce serait vraiment trop “chronophage”.
  17. Il vaut mieux ne pas participer à une réunion d’une heure trente si c’est pour ne s’exprimer que 5 minutes, on aura évité de perdre 1h25 de son temps.
    Non. Il vaut mieux disposer au plus tôt des informations qui nous auraient évité une erreur de conception d’architecture remettant en cause toute la réalisation du projet de 18 mois à dix jours du « go live ».

Une pensée émue pour tous ces grands projets Louvois, Scribe, Sirhen, ONP, LUMM, dégommés dans les rapports de la Cour des Comptes : hommage aux grands projets tombés au champ de déshonneur de l’IT, embourbés dans ces 17 biais cognitifs si bien partagés.


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Le verbatim client de la semaine

Le verbatim client de la semaine

« Au travers de la formation lean et de l’accompagnement de Marie-Pia, nous avons pu apprendre et expérimenter différents outils du lean. Je suis convaincue aujourd’hui de l’efficacité de cette méthode et de l’impact positif sur notre focus client, la qualité de nos activités et le développement de nos équipes.

Nous avons déjà ancré certaines pratiques dans notre quotidien, par exemple Gemba, bacs rouges et A3, qui sont de plus complémentaires avec l’agilité. Une belle découverte pour moi, ainsi que de nouveaux réflexes précieux pour mon rôle au sein de l’IT. »

Noémie Aung, VP of Engineering, à propos du parcours de formation certifiant Lean Green Belt 

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Formation Green Belt Lean : passez du prêt-à-porter au sur-mesure

Formation Green Belt Lean : passez du prêt-à-porter au sur-mesure

Je m’occupe des formations certifiantes Green Belt Lean management depuis plus de 3 ans, ce n’est pas le seul parcours dont je suis en charge, mais celui-ci tout particulièrement m’a ouvert à des réflexions. Je suis une coach qui passe ses journées sur le terrain en ayant comme objectif principal la réussite des équipes et donc des entreprises. Le bureau, la salle de réunion… moi, je n’y suis pas habituée !

Au moment de créer ce parcours de formation (oui, je me sentais un peu le Yves Saint-Laurent des déroulés pédagogiques, l’Olivier Rousteing des serious games, l’Armani des points techniques) des questions hantaient mes journées – et celles de mes collègues – passées sur mon PC : en quoi est-ce que ce parcours serait-il efficace ? Comment une formation pourrait-elle donner aux personnes ce coté « terrain » ? Pour ceux qui pratiquent le Lean depuis des décennies (et c’est, malheureusement pour ma jeunesse, mon cas !), c’est LE facteur différenciant de la démarche. Pourquoi des personnes feraient-elles ce parcours en parallèle de leur boulot ? Et surtout : comment faire en sorte que les personnes sortent de cette formation en se sentant à l’aise avec les équipes, le terrain, la hiérarchie, et surtout avec les problèmes !?!

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Comment créer une expérience de formation continue ?

Comment créer une expérience de formation continue ?

A l’ère industrielle, la productivité se mesurait par la capacité à réaliser un travail manuel.

A l’heure de l’économie du savoir, il s’agit de mesurer la capacité à produire des connaissances sur le travail, à bâtir des pratiques exemplaires et à innover.

Quels sont les bons sujets à traiter entre experts et comment les aborder ?

Chacun de vos experts – vos architectes ou vos dev JAVA en IT ; vos mentors ou formateurs dans la formation ; vos chefs de projets métier – se retrouvent souvent embarqués dans des projets, loin de leurs pairs. Chacun se bat pour faire réussir sa mission pour son client, et se retrouve, généralement chaque semaine, dans une réunion d’équipe avec ses collègues experts à « discuter » de ses sujets.

Comment transformer ces discussions en apprentissages ? Comment améliorer les pratiques métiers ?

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Booster ses ventes en ciblant mieux ses prospects

Booster ses ventes en ciblant mieux ses prospects

Léonie est chef de produit Marketing d’une EdTech en hyper-croissance (+30 % de CA par an). Elle est en charge des formations ouvrant aux concours de la fonction publique « Sécurité & douanes » : gendarme, gardien de la paix, policier, surveillant pénitentiaire, douanier. Elle est donc garante du contenu des formations, de leur conception et de la mise à jour des parcours de formations sur la plateforme en ligne.

Son équipe de télévendeurs est particulièrement mécontente car elle est obligée de traiter un volume important d’appels non pertinents. En effet, pour être éligibles aux concours de la fonction publique, les candidats doivent respecter certains critères d’âges, de niveau d’étude ou de nationalité… Ce qui n’est pas le cas des autres formations. Les télévendeurs de Léonie ont donc moins d’opportunités de signer des contrats que leurs collègues qui proposent des formations pour des métiers de pâtissier, assistant vétérinaire ou accompagnant éducatif petite enfance qui sont, elles, ouvertes sans restrictions. Ce taux d’appels « hors cible » est le double de la moyenne des autres formations. Ce qui a un impact sur la part variable des télévendeurs. Difficile de les motiver dans ces conditions.

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Le verbatim client de la semaine

« Merci pour la qualité de la formation délivrée. Nous avons beaucoup apprécié nos journées très utiles et enrichissantes. C’est impressionnant de voir à quel point nous sommes en mesure d’utiliser très rapidement ce que nous avons appris la veille. Notre voyage au pays du Lean ne fait que commencer et nous sommes très curieux de savoir où il va nous emmener ! »

Une chef de projet participant au Parcours de formation Lean Yellow Belt 

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Pourquoi et comment restaurer et développer le capital humain dans les entreprises ?

Pourquoi et comment restaurer et développer le capital humain dans les entreprises ?

Il y a quelques temps, j’avais écrit un petit article sur la préservation du capital environnemental par les entreprises au même titre que ce qu’elles font pour leur capital financier.

La préservation du capital financier est portée par une notion comptable assez simple : l’amortissement.

C’est la constatation comptable et annuelle de la perte de valeur des actifs d’une entreprise subie du fait de l’usure, du temps ou de l’obsolescence. En face de l’amortissement se trouve la dotation aux amortissements qui consiste ainsi à constater en charge, comptablement, la perte de valeur que subit une immobilisation en raison de l’usure et du temps qui passe. Cette dotation aux amortissements est une écriture comptable sans décaissement, c’est-à-dire de l’argent « mis de côté » pour financer la remise à niveau de ce qui s’use et qu’on amortit.

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