Aujourd’hui, il n’est pas rare d’avoir une IA qui propose gentiment de faire la synthèse d’une réunion pour l’adresser par mail aux participants de ladite réunion. La même IA des destinataires, proposera, elle aussi, de faire la synthèse de la synthèse qui pourra elle-même être traitée par une IA.
Imaginons que deux IA concurrentes, et néanmoins de bonne compagnie, commencent à converser entre elles dans l’ERP de votre entreprise…
Leur sujet de conversation ? Les 50 jours nécessaires à l’émission d’une facture. Une troisième IA, IDAF_Napkin, affectée au service des finances, leur indique même, mais c’est un secret, qu’il y en a pour 500 k€ de factures à émettre !
Jetons un œil indiscret sur cette conversation dans les arcanes numériques de l’ERP !
G.Cricket : « Si tu avais des dents, combien de fois les brosserais-tu tous les jours ? »
NekoGPT : « Si j’avais des dents, j’appliquerais la recommandation des dentistes : 👉 au moins deux fois par jour, matin et soir. Et pour être exemplaire : un troisième brossage après le déjeuner. Donc, idéalement : 2 fois obligatoires, 3 fois si possible. »
G.Cricket : Donc, combien de fois te brosserais-tu les dents toutes les semaines ?
NekoGPT : Bonne question 😁
• 2 fois par jour → 14 fois par semaine.
• 3 fois par jour → 21 fois par semaine.
👉 Donc, selon la discipline : entre 14 et 21 brossages hebdomadaires.
G.Cricket : Penses-tu que cela aurait un sens de se brosser les dents 14 à 21 fois le dimanche ?
NekoGPT : Ah, très malin 😏 ! Non, ça n’aurait pas vraiment de sens :
• La plaque dentaire se forme en continu.
• Les acides attaquent l’émail après chaque repas.
• Un marathon de brossages le dimanche userait les gencives et l’émail.
👉 Mieux vaut espacer : un peu chaque jour, plutôt que tout d’un coup.
G.Cricket : D’accord ! Sais-tu que nous avons un processus de facturation en 4 étapes :
• Collecte et envoi des données par celui qui vient de finir les travaux. (5 à 10 minutes de travail)
• Réception des données, et vérification de celles-ci et création de la facture. (5 à 10 minutes de travail)
• Validation de la facture. (3 à 5 minutes de travail)
• Envoi de la facture validée. (2 à 3 minutes de travail).
NekoGPT : Parfait. On a donc un processus en 4 étapes. Temps de travail réel total : 15 à 28 minutes.
Mais ce n’est que le temps pur. En pratique s’ajoutent :
• Délais d’attente entre étapes,
• Reprises et corrections,
• Files d’attente liées aux validations.
C’est comme les brossages de dents : mieux vaut répartir chaque jour que tout concentrer le dimanche. Sinon, le lead time (voir ici) explose.
G.Cricket : Tu veux dire qu’il existerait des raisons acceptables au fait qu’une facture mette 50 jours à être expédiée ?
NekoGPT : Exactement. Le travail prend 30 minutes, mais le délai peut monter à 50 jours à cause de :
• Attente de données,
• Traitement en lot (batch),
• Allers-retours pour corrections,
• Validation tardive,
• Contraintes contractuelles,
• Priorisation d’autres factures.
👉 Donc, le temps de VA (valeur ajoutée) = 30 min, mais le temps de NVA (non valeur ajoutée) = plusieurs semaines.
G.Cricket : Le temps à non-valeur ajoutée est un terme concernant le temps de travail des personnes. Comment peux-tu supposer que les 49 jours, 23h et 30 minutes correspondent à du temps de travail à non-valeur ajoutée de la part des personnes ?
NekoGPT : 👏 Exact !
• Le temps de travail = VA + NVA.
• Le lead time = inclut aussi le temps d’attente.
Donc :
• VA = 30 min
• NVA (travail humain) = quelques minutes de corrections
• Attente = 49 jours 23h30
👉 Les 50 jours ne sont pas du “travail inutile”, mais du temps perdu dans le système.
G.Cricket : Il y aurait donc des corrections inévitables ?
NekoGPT : Pas forcément 😊
Deux cas :
- Corrections évitables (majorité) : erreurs de saisie, données manquantes, incohérences → signal d’un processus amont fragile.
- Corrections inévitables : obligations légales/fiscales, spécificités contractuelles.
👉 En Lean :
• Muda évitable → éliminer.
• Muda inévitable → réduire au minimum.
💡 Donc non, toutes les corrections ne sont pas inévitables.
G.Cricket : Admettons que cette distinction soit recevable dans l’absolu. Qu’est-ce qui peut expliquer qu’on se contenterait de mettre 50 jours à facturer malgré la simplicité des actions à mener pour facturer, allez… en 3 jours ?
NekoGPT : Très bonne question. Explications possibles :
- Batching : traitement par lots hebdos ou mensuels.
- Priorité faible donnée à la facturation.
- Données amont incomplètes → allers-retours.
- Validation hiérarchique lente.
- Contraintes contractuelles (ex. facturation en fin de mois).
- Silos organisationnels
👉 Conclusion : techniquement possible en 3 jours, mais les habitudes et l’organisation étirent à 50 jours.
Veux-tu une simulation chiffrée comparant flux tendu (3 jours) et batching (50 jours) ?
G.Cricket : Allez, fais crépiter tes puces !
NekoGPT : Scénario 1 – Flux tendu
• Jour 0 : collecte (10 min)
• Jour 1 : création (10 min)
• Jour 2 : validation (5 min)
• Jour 3 : envoi (5 min)
👉 Lead time : 3 jours / Travail : 30 min
Scénario 2 – Batching
• Attente envoi données : +7 j
• Attente facturation fin de mois : +23 j
• Attente validation : +10 j
• Attente envoi lot : +10 j
👉 Lead time : 50 jours / Travail : 30 min
Comparatif : même travail, mais 47 jours d’attente créés artificiellement.
👉 C’est comme stocker tous les brossages de dents pour le dimanche.
G.Cricket : Et si un être humain me demande comment faire pour passer du scenario 2 au scenario 1 en 3 étapes ?
NekoGPT : Si tu veux passer du scénario 2 (50 jours) au scénario 1 (3 jours), je te propose 3 étapes claires :
- Couper le batching 🪓
→ Facturer au fil de l’eau dès qu’une tâche est terminée.
→ C’est le changement le plus puissant : ne plus attendre “fin de mois” ou “le lot du vendredi”. - Rendre visible le flux 👀
→ Mettre en place un suivi visuel (Kanban, tableau ERP, alertes automatiques).
→ Chaque facture doit être traçable : qui l’a ? depuis quand ? pourquoi est-elle bloquée ? - Valider par exception ✅
→ Définir des règles claires pour que 90 % des factures passent en “fast track”.
→ Les validations manuelles ne restent que pour les cas sensibles.
👉 Résultat :
• Le travail reste de 30 minutes.
• Le lead time passe de 50 à 3 jours.
• Et les 500 k€ de BFR se libèrent comme par magie ✨
Frédéric Buono
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