Rien ne vaut un bon gemba[1], nous en sommes convaincus. Pourtant, après deux mois de confinement suivis de déconfinement très partiel, nous savons aussi comment animer une démarche de lean management sans être ensemble.

Petit tour d’horizon.

Management visuel : du papier au digital pour collaborer à distance

Le confinement et le travail à distance auront révélé au moins une chose : le besoin vital de management visuel pour se coordonner dans les organisations. Qu’il s’agisse d’avancer sur les projets, de résoudre des incidents, en un mot de rendre le service attendu par le client : point de salut sans management visuel ! Ce qui a changé avec le confinement, c’est la nécessité d’avoir un management visuel digitalisé qui permette, que l’on soit en télétravail ou au bureau, de bénéficier d’une vision partagée pour avancer ensemble.

Parmi toutes les équipes avec qui nous travaillons, certaines utilisaient jusqu’en mars un management visuel en version papier, collé au mur. Nous les avons d’abord accompagnées dans l’étape de la digitalisation. Ensuite, le coaching quotidien à distance, pour la mise à jour du management visuel leur a permis de continuer à livrer leurs projets, à résoudre les incidents, en quatre mots… à servir leurs clients :

Meryem est manager d’une équipe de business intelligence au Maroc : « En confinement depuis le 16 mars, nous avons réussi à garder la même cohésion et la dynamique des équipes. Nous avons digitalisé les panneaux de notre management visuel sur Ubikey avec l’aide de notre coach lean Aya, ainsi nous avons pu continuer à suivre la performance de l’équipe, les bacs rouges et la résolution des problèmes sans aucun écart entre avant et pendant confinement. »

Nathan, DevOps au sein de la DSI d’une grande entreprise industrielle : « La crise du covid-19 nous a forcés à réorganiser notre façon de délivrer pour faire face aux absences et aux efforts budgétaires demandés en cette période. Même si cela nous a pris un peu de temps, nous avons finalement réussi à retrouver une productivité quasi normale. Ceci grâce à l’accompagnement de notre coach et aux outils mis à notre disposition pour faciliter notre organisation d’équipe en télétravail, dont Ubikey pour la reproduction de notre management visuel« .

Team @Home a été conçu pour répondre précisément à ce besoin de management visuel.

Résoudre les problèmes à distance, c’est toujours résoudre des problèmes !

A ceux qui en doutaient, ces deux mois ont permis de vérifier que le coaching à distance fonctionne aussi bien qu’en présentiel et nos clients en témoignent. Depuis mars, nous continuons à les accompagner par visio conférence dans la résolution de leurs problèmes :

Ghislain est product manager dans une startup de développement d’appli mobiles. Coaché par Pierre depuis un an, il peut comparer : « Je trouve que le temps est vraiment bien rentabilisé. Les outils ne sont pas du tout un frein au coaching, au contraire : entre les dessins sur l’iPad partagés en visio et le partage d’écran, la communication est très fluide. Cette manière de travailler nous permet d’être bien concentrés sur les sujets et d’avancer plus vite. J’en tire un bilan très positif. »

Louis est architecte développeur : « Personnellement, je trouve que le coaching à distance m’aide bien. La transition en télétravail a été fluide et je pense qu’un des gros points c’est l’utilisation de l’iPad. J’ai vraiment l’impression de te voir écrire sur un board. On arrive à avoir des discussions intéressantes et on ne reste pas en surface, donc de mon côté tout est ok »

Le coaching lean à distance a plusieurs facettes, il permet aussi de favoriser l’adaptation à de nouveaux outils. Christophe coache des équipes au sein d’une entreprise du secteur financier ; François qui est en charge de l’amélioration continue dans cette organisation, témoigne : « Après les incertitudes des 15 premiers jours sur l’organisation en télétravail, le coaching à distance s’est révélé approprié. Il apporte même des avantages, notamment sur la capacité de concentration et la rapidité de prise en main des outils collaboratifs ».

Et vous comment comptez-vous favoriser la collaboration au sein de vos équipes distantes ?

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[1] Le gemba est au coeur du lean management. Il s’agit d’aller sur place, discuter de la situation avec les opérateurs, voir les vrais produits finis, pour trouver des solutions innovantes, pragmatiques et locales aux problèmes qui se posent.

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