Comment le pilotage de la performance au quotidien favorise la réussite de l’équipe

Comment le pilotage de la performance au quotidien favorise la réussite de l’équipe

Quelle que soit son activité, réussir son année commence par réussir chaque journée. L’application de ce principe à une équipe, nécessite au préalable de définir les critères d’une journée réussie pour cette équipe.

Pour ce faire, elle doit d’abord s’interroger sur sa mission et sur sa participation aux principaux enjeux de l’entreprise afin d’identifier les indicateurs et les objectifs qui concrétiseront cette réussite au quotidien, et dont l’atteinte pourra faire sa fierté.

A titre d’illustration, si la direction d’une équipe de football s’est donnée comme objectif de décrocher une place pour un championnat européen l’année suivante, la position de l’équipe dans la tête du classement va être suivie après chaque journée de championnat de Ligue 1. De même, si la direction d’une banque s’est donnée comme enjeu principal de réduire les délais de réponse aux sollicitations de ses clients, il est cohérent que les équipes de back-office mesurent la durée de traitement des dossiers et des demandes qui passent entre leurs mains. Elles vont également se fixer un délai maximum pour répondre à leurs clients.

Mesurer sa performance permet à l’équipe de savoir si elle est en train de réussir ou de se tromper

La mise en œuvre de ce principe consiste à piloter sa performance au quotidien.

En Lean, l’animation de cette performance se déroule quotidiennement autour d’un management visuel.

Le premier panneau de ce management visuel est constitué des indicateurs qui caractérisent la réussite de l’équipe. Il présente la situation à date et donne une vision claire des résultats des périodes précédentes. L’équipe peut ainsi constater si elle est sur une bonne dynamique pour réussir sa journée, sa semaine, son mois et son année. Dans le cas contraire, elle a la possibilité de réagir et de s’organiser pour revenir à la situation attendue.

L’ensemble des initiatives mises en œuvre pour revenir dans une situation nominale ou pour améliorer la performance sont également partagées dans un panneau du management visuel. On y trouve des feuilles de résolution de problème (ou PDCA) qui présentent les récentes expérimentations et apprentissages de l’équipe.

Mais si les indicateurs permettent de comprendre la situation de l’équipe, ils ne suffisent pas toujours à identifier où se trouvent ses difficultés. C’est pourquoi il est intéressant d’ajouter deux autres panneaux. Le premier présente les retours des clients qui sont régulièrement interrogés sur leur niveau de satisfaction et sur les pistes d’amélioration. Le second panneau présente le processus de production de l’équipe où figurent les dossiers en cours de traitement. Ce dernier panneau doit permettre de visualiser les difficultés que l’équipe rencontre en matière de qualité ou de délais.

Cette structuration du management visuel oblige l’équipe à adopter un raisonnement analytique face à ses problèmes du quotidien, car elle lui demande de comprendre avant d’agir.

Le management visuel : révélateur dynamique des problèmes

Le management visuel agit comme un révélateur dynamique des problèmes rencontrés par l’équipe, dans le but de lui permettre de s’en emparer, de les résoudre et ainsi d’apprendre.

Pour garder ce caractère dynamique, elle doit quotidiennement s’interroger face à son management visuel. Ce moment essentiel à la vie de l’équipe est l’élément moteur de la réussite collective. Cette discussion devant le management visuel permet de distinguer ce qui est du registre de l’opinion et ce qui est du registre des faits, afin de prendre collectivement les meilleures décisions.

Devant son management visuel, l’équipe doit quotidiennement :

1 – Examiner si les objectifs de la veille ont bien été atteints. Et si ce n’est pas le cas, ouvrir une résolution de problème afin d’identifier les obstacles qui ont empêché de les atteindre.

2 – Évaluer sa capacité à répondre au flux de la journée, puis s’organiser afin de sécuriser les moments critiques et s’assurer que les conditions de réussite sont réunies.

3 – Enfin, si le volume à produire dans la journée le permet, s’accorder sur les sujets d’amélioration qui seront travaillés après la production.

Ce moment de réflexion permet à l’équipe de s’auto-organiser pour répondre quotidiennement aux besoins de ses clients et ainsi favoriser la réussite collective.

Cette réussite quotidienne va à son tour renforcer la confiance de chaque collaborateur dans son équipe et ainsi la faire gagner en autonomie. Il se crée ainsi une boucle vertueuse où plus l’équipe sera en mesure de s’organiser de façon autonome, et plus elle sera en mesure de réussir.

Le rôle du manager

On peut alors s’interroger sur le rôle du manager. Quel est son rôle auprès d’une équipe qui est en mesure de s’auto-organiser ? Il reste fondamental car il doit l’accompagner dans cette montée en autonomie :

  • en s’assurant que les objectifs choisis sont bien alignés avec les ambitions de l’entreprise ;
  • en encourageant la résolution de problèmes au niveau de l’équipe afin de développer son autonomie et sa capacité à s’adapter ;
  • en supportant l’équipe lorsqu’elle se heurte à des sujets qui dépassent son périmètre d’action.

Le rôle du manager est donc de favoriser l’apprentissage collectif et de faciliter le travail de l’équipe afin de la faire réussir.

Comme l’entraineur de foot, le manager n’est pas présent sur le terrain pour marquer des buts ou faire des arrêts décisifs. Mais il doit être présent chaque jour pour accompagner et préparer son équipe afin de lui permettre de réussir chacun de ses matchs. On parle alors de « manager coach ».

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