Travailler ensemble sans être ensemble

Travailler ensemble sans être ensemble
Le théâtre classique organisait l’intrigue autour de 3 unités : unité de temps, unité de lieu et unité d’action.

Avec le coronavirus, que devient l’unité de lieu ? Un assureur interdit les déplacements de ses équipes informatiques réparties sur deux sites même lorsqu’elles travaillent sur un projet commun. Un éditeur de logiciel mondial interdit les déplacements et les réunions de plus de dix personnes. Il va donc falloir trouver de nouvelles façons de travailler ensemble, sans être physiquement ensemble.

A Operae, nous avons quelques années de pratique obtenues en coachant des équipes « non co-localisées » : du support informatique réparti entre la France et le Maroc, une conduite de projet installée sur trois sites distincts, de la création d’environnements faisant collaborer France, Portugal et Inde En effet, le lean management implique de partager la compréhension de la situation entre tous les intervenants, de trouver des améliorations à des problèmes visibles à un endroit du processus mais dont l’origine est bien en amont, etc… Voici quelques méthodes que nous employons :

1. La préparation, indispensable !

On se met d’accord sur l’unité de temps (14h00, heure de Paris) et l’unité d’action (pour réaliser le point quotidien, pour travailler telle résolution de problème) et sur le support (utiliser le flux Trello, s’appuyer sur le macro de l’obeya, préparer le A3).

Le support peut être digital ou une bonne photo envoyée par email. Les deux peuvent faire l’affaire.

On se met d’accord aussi sur les aspects pratiques de la participation : comment vont être répartis les moments de parole, qui est l’animateur de la session, comment prendre part à l a discussion.

2. Conduire la réunion

Là, les outils dont on dispose vont faire la différence. Nous en avons testé beaucoup et adopté certains.

L’indispensable : l’enceinte Bluetooth.

Elle ne coûte pas grand-chose (50 à 100 euros) et elle apporte tellement de confort ! Le son devient clair, chacun peut entendre et être entendu.

En plus, l’enceinte est mobile. Que la réunion ait lieu dans une équipe, devant un management visuel, autour d’une table de réunion, l’enceinte peut y être utilisée.

Le presque indispensable : l’appareil photo.

Celui du smartphone fait très bien l’affaire. Prendre une photo d’un détail et la diffuser au vol permet à tous de bien mieux partager le sujet.

Ça ralentit un peu la discussion, mais au moins tout le monde voit de quoi il s’agit.

Le mitigé – la webcam.

Oui, elle est bien pratique mais soit elle est fixe et c’est frustrant quand tout le monde se déporte vers la gauche ; soit elle est mobile, portée par une personne, et là, la relation devient un peu délicate : « tu veux bien te rapprocher de ce tableau ? tourner à droite ? non, l’autre droite ? etc… » Il y a de quoi agacer le porteur et le porté.

Nous n’avons pas essayé la webcam panoramique.

Le très pratique : la tablette graphique et le stylet.

Dès qu’on partage un écran, le stylet permet d’entourer, d’annoter, de barrer, de dessiner, etc… tout en partageant le geste et l’image en temps réel.

Bien plus efficace que de devoir s’arrêter pour ramener chacun à l’endroit de la discussion (« tu vois les chiffres 14, 21 et 42 ? Mais si, sur les post its bleus ») et bien plus réactif que l’appareil photo.

L’inspiration « Wall-E »

Si l’on ne peut pas participer physiquement à la réunion, un robot peut-il nous remplacer ?

Nous l’avons testé, avec le « Double » de l’apple store. Une petite webcam de votre côté, pour que votre tête apparaisse dans l’écran de l’ipad là où a lieu la réunion et un peu de dextérité pour utiliser votre clavier comme dans un jeu video (non, on ne saute pas !!!) et c’est parti. Votre « Double » va regarder l’endroit du management visuel qui vous intéresse, s’asseoir à table avec les autres si besoin, parler avec votre voix. Le « Double » vous rapporte en temps réel ce qu’il entend et ce qu’il voit.

Vous trouvez ça farfelu ? Edward Snowden, le transfuge de la NSA, a utilisé un « Double » pour parler dans une conférence TED alors qu’il se cachait en Russie.

Voici un usage en milieu professionnel (chez LinkedIn). Le prix : 3 999 dollars. Plus cher que dans mon souvenir.

L’option « Minority report »

Vous rêvez d’écrans qui affichent mille et une informations, que l’on manipule avec les doigts et qui soit totalement interactifs ? Eh bien, nous aussi !

Alors nous avons cherché, longtemps, parce que le vrai interactif en temps réel, avec 20 personnes, c’est difficile. Et nous avons trouvé Ubikey à Vivatech. Un très grand tableau interactif (5 000 euros, à acheter chez qui on veut), un serveur, une connexion internet et la licence Ubikey. On s’y connecte avec les doigts, un smartphone ou un PC et chacun voit le sujet commun, peut poster un sujet, une photo, une copie d’écran, faire bouger un objet, créer des liens, dessiner…

Info et démo ici : https://www.ubikey.fr/

Si vous travaillez sur 2 sites, il faut dans l’idéal investir dans 2 écrans.

Nous avons un écran à Paris et un à Lille et nous avons mené à bien des projets complexes via Ubikey sans avoir besoin d’être directifs, top down ou bureaucratiques. Bien pratique ! Maintenant nous nous en servons même lorsque nous sommes tous sur le même site. Cela donne une ambiance un peu « mêlée » pour ceux qui se rapprochent du tableau et café de quartier pour ceux qui préfèrent envoyer leurs informations via smartphone.

D’autres idées à partager ?

A propos d’Ubikey : spin off de l’Université de Technologie de Compiègne, Ubikey a conçu une solution logicielle pour écrans tactiles reprenant les principes du management visuel et permettant à une équipe de travailler ensemble sur un projet entièrement numérisé, en présentiel ou à distance.

La solution facilite et fluidifie la communication dans tous les contextes de travail : flex office, télétravail et projets menés par des équipes réparties à travers le monde. Les personnes impliquées dans le projet ont accès aux mêmes informations au même moment et l’avancée des travaux de manière collective se fait sans effort.

En s’appuyant sur les deux principes fondateurs du management visuel (une présentation très lisible et l’implication des équipes), Ubikey propose le seul logiciel multi-utilisateurs, multi-sites et complètement adapté aux grands écrans tactiles du marché.

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