Agile et Lean – la complémentarité d’un vrai binôme

Agile et Lean – la complémentarité d’un vrai binôme

En 2007, alors qu’Operae sponsorisait la 1ère conférence “Agile France”, les développeurs de cette époque lointaine se demandaient si l’agile n’était, au fond, pas autre chose que du lean management appliqué au monde du logiciel.

Ne créons pas de suspens : la réponse est définitivement non et beaucoup d’entreprises peuvent en témoigner.

Cet article vise à expliquer comment les deux démarches agile et lean se ressemblent mais surtout en quoi la seconde sécurise la réussite de la première.

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Travailler ensemble sans être ensemble

Travailler ensemble sans être ensemble
Le théâtre classique organisait l’intrigue autour de 3 unités : unité de temps, unité de lieu et unité d’action.

Avec le coronavirus, que devient l’unité de lieu ? Un assureur interdit les déplacements de ses équipes informatiques réparties sur deux sites même lorsqu’elles travaillent sur un projet commun. Un éditeur de logiciel mondial interdit les déplacements et les réunions de plus de dix personnes. Il va donc falloir trouver de nouvelles façons de travailler ensemble, sans être physiquement ensemble.

A Operae, nous avons quelques années de pratique obtenues en coachant des équipes « non co-localisées » : du support informatique réparti entre la France et le Maroc, une conduite de projet installée sur trois sites distincts, de la création d’environnements faisant collaborer France, Portugal et Inde En effet, le lean management implique de partager la compréhension de la situation entre tous les intervenants, de trouver des améliorations à des problèmes visibles à un endroit du processus mais dont l’origine est bien en amont, etc… Voici quelques méthodes que nous employons :

1. La préparation, indispensable !

On se met d’accord sur l’unité de temps (14h00, heure de Paris) et l’unité d’action (pour réaliser le point quotidien, pour travailler telle résolution de problème) et sur le support (utiliser le flux Trello, s’appuyer sur le macro de l’obeya, préparer le A3).

Le support peut être digital ou une bonne photo envoyée par email. Les deux peuvent faire l’affaire.

On se met d’accord aussi sur les aspects pratiques de la participation : comment vont être répartis les moments de parole, qui est l’animateur de la session, comment prendre part à l a discussion.

2. Conduire la réunion

Là, les outils dont on dispose vont faire la différence. Nous en avons testé beaucoup et adopté certains.

L’indispensable : l’enceinte Bluetooth.

Elle ne coûte pas grand-chose (50 à 100 euros) et elle apporte tellement de confort ! Le son devient clair, chacun peut entendre et être entendu.

En plus, l’enceinte est mobile. Que la réunion ait lieu dans une équipe, devant un management visuel, autour d’une table de réunion, l’enceinte peut y être utilisée.

Le presque indispensable : l’appareil photo.

Celui du smartphone fait très bien l’affaire. Prendre une photo d’un détail et la diffuser au vol permet à tous de bien mieux partager le sujet.

Ça ralentit un peu la discussion, mais au moins tout le monde voit de quoi il s’agit.

Le mitigé – la webcam.

Oui, elle est bien pratique mais soit elle est fixe et c’est frustrant quand tout le monde se déporte vers la gauche ; soit elle est mobile, portée par une personne, et là, la relation devient un peu délicate : « tu veux bien te rapprocher de ce tableau ? tourner à droite ? non, l’autre droite ? etc… » Il y a de quoi agacer le porteur et le porté.

Nous n’avons pas essayé la webcam panoramique.

Le très pratique : la tablette graphique et le stylet.

Dès qu’on partage un écran, le stylet permet d’entourer, d’annoter, de barrer, de dessiner, etc… tout en partageant le geste et l’image en temps réel.

Bien plus efficace que de devoir s’arrêter pour ramener chacun à l’endroit de la discussion (« tu vois les chiffres 14, 21 et 42 ? Mais si, sur les post its bleus ») et bien plus réactif que l’appareil photo.

L’inspiration « Wall-E »

Si l’on ne peut pas participer physiquement à la réunion, un robot peut-il nous remplacer ?

Nous l’avons testé, avec le « Double » de l’apple store. Une petite webcam de votre côté, pour que votre tête apparaisse dans l’écran de l’ipad là où a lieu la réunion et un peu de dextérité pour utiliser votre clavier comme dans un jeu video (non, on ne saute pas !!!) et c’est parti. Votre « Double » va regarder l’endroit du management visuel qui vous intéresse, s’asseoir à table avec les autres si besoin, parler avec votre voix. Le « Double » vous rapporte en temps réel ce qu’il entend et ce qu’il voit.

Vous trouvez ça farfelu ? Edward Snowden, le transfuge de la NSA, a utilisé un « Double » pour parler dans une conférence TED alors qu’il se cachait en Russie.

Voici un usage en milieu professionnel (chez LinkedIn). Le prix : 3 999 dollars. Plus cher que dans mon souvenir.

L’option « Minority report »

Vous rêvez d’écrans qui affichent mille et une informations, que l’on manipule avec les doigts et qui soit totalement interactifs ? Eh bien, nous aussi !

Alors nous avons cherché, longtemps, parce que le vrai interactif en temps réel, avec 20 personnes, c’est difficile. Et nous avons trouvé Ubikey à Vivatech. Un très grand tableau interactif (5 000 euros, à acheter chez qui on veut), un serveur, une connexion internet et la licence Ubikey. On s’y connecte avec les doigts, un smartphone ou un PC et chacun voit le sujet commun, peut poster un sujet, une photo, une copie d’écran, faire bouger un objet, créer des liens, dessiner…

Info et démo ici : https://www.ubikey.fr/

Si vous travaillez sur 2 sites, il faut dans l’idéal investir dans 2 écrans.

Nous avons un écran à Paris et un à Lille et nous avons mené à bien des projets complexes via Ubikey sans avoir besoin d’être directifs, top down ou bureaucratiques. Bien pratique ! Maintenant nous nous en servons même lorsque nous sommes tous sur le même site. Cela donne une ambiance un peu « mêlée » pour ceux qui se rapprochent du tableau et café de quartier pour ceux qui préfèrent envoyer leurs informations via smartphone.

D’autres idées à partager ?

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Quels sont les piliers d’une entreprise apprenante ?

Au fond, que souhaite l’entreprise apprenante ? Sans aucun doute, à concevoir, produire et délivrer de plus en plus vite, au meilleur coût, des produits qui enchantent leurs clients sur la durée. Et cela, dans un contexte éthique et responsable dont la société définit le cadre.

L’ambition est élevée.

Cet article s’intéresse à la réalisation des produits et services et non à leur conception. Dans ce domaine, le lean propose une approche originale et redoutable dont voici les mécanismes :

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Définir ce que l’on doit savoir

« Négliger le savoir accumulé jusqu’ici n’est pas la marque d’un esprit d’innovation : c’est un gâchis de talent.” Régis Médina, Institut Lean France

Ce que propose le lean n’est pas la création d’une somme immense de savoirs sur des sujets généraux mais bien au contraire, la création de savoirs sur des sujets spécifiques, propres à ce que l’entreprise ne sait pas bien faire à l’instant présent. Pour sélectionner les sujets d’apprentissage, les entreprises lean s’organisent autour du standard et des écarts au standard. Lire la suite « Quels sont les piliers d’une entreprise apprenante ? »

Dirigeants, boostez votre capitalisation boursière avec le lean !

Un article paru récemment dans Les Echos montre que Toyota génère 19 000 euros de capitalisation boursière par voiture vendue, là où les autres constructeurs automobiles de masse n’en génèrent qu’entre 3 000 (pour Renault) et 8 000 (pour Volkswagen). 3 fois plus que la moyenne de ses concurrents et 2,3 fois plus que le meilleur d’entre eux !

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Cela fait rêver. Lire la suite « Dirigeants, boostez votre capitalisation boursière avec le lean ! »

« L’avenir n’est que du présent à mettre en marche »

« L’avenir n’est que du présent à mettre en marche », une citation de Saint Exupéry qui éclaire nos pratiques lean à Operae

J’ai découvert cette citation à l’occasion des vœux de 2020. Elle a immédiatement fait écho à la façon dont mes clients définissent leurs attentes vis-à-vis du lean management : ils décrivent clairement et sans complexité comment ils aimeraient que fonctionnent leurs entités dans un, deux ou trois ans et s’engagent dans une démarche lean pour construire cet avenir, un pas après l’autre.

André est directeur technique d’une entreprise gérant des milliards de transactions chaque année. L’une des priorités qu’il s’est fixées, lorsqu’il a pris son poste, consiste à réduire à quelques minutes le temps nécessaire à la création des environnements sur lesquels sont déposés les systèmes informatiques construits par les équipes de la DSI. Ces environnements sont des objets complexes, assemblages de hardware (serveurs, réseaux, etc…), de middleware (système d’exploitation, politique de sécurité, bases de données, etc…) et de software.

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Qualité opérationnelle de l’IT versus transition digitale de l’entreprise : un équilibre au fond évident

incidents IT avant et après le Lean

 

Posez la question à un cadre dirigeant de l’entreprise : quelle importance attache-t-il à la qualité opérationnelle de ses systèmes d’information ? Observez la réalité : de quoi parle-t-on dans la communication interne et sur l’intranet ? Quels sont les sujets abordés en comité de direction ?

La transformation digitale, l’innovation et plus généralement la préparation de l’avenir sont LES sujets de réflexion des dirigeants. A juste titre, puisqu’indiquer la direction est au cœur de leur rôle pourrait-on se dire.

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Le lean et la relation client

Le lean et la relation client

Il y a quelques années, l’un de nos grands opérateurs télécom s’est trouvé pris à parti car ses nombreux centres d’appels quittaient le territoire français, ce qui détruisait de l’emploi. Je me souviens d’une interview de son président qui déclarait interloqué :

« Chez Free, les centres d’appels restent en France car ils n’ont pas beaucoup de sollicitations de leurs clients, alors ils peuvent se le permettre. Tandis que chez nous… »

Eh oui, la non qualité de la prestation génère une foule de coûts, met en déséquilibre la rentabilité des offres et conduit à prendre des décisions qui peuvent nuire à l’image de l’entreprise.

Qu’apporte le lean dans le domaine de la relation client ? La réponse tient en 3 points :

  1. Améliorer la satisfaction client par l’amélioration de l’efficacité opérationnelle
  2. Réduire le recours au service client par l’amélioration de l’expérience client
  3. Profiter d’un service excellent pour vendre plus

Voici nos expériences.

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