A quoi sert une obeya dans l’IT ? Fred Mathijssen, European Technology Senior Director de Nike l’a expliqué au Lean IT Summit 2014.

Quelques extraits tirés de sa présentation :

Fred Mathijssen explique que la première obeya a été mise en place en 2012 à l’échelle de toute la DSI. « A l’époque, nous avions un seul prérequis » dit-il « en faire un succès d’équipe : nous voulions créer un environnement où les gens se retrouvaient pour partager une même vision et se l’approprier« .

Selon lui, l’une des clés de la réussite à été l’investissement dans la formation des équipes : tous les employés ont été formés au Lean. « En guise de première étape, nous avons envoyé à tous les collaborateurs de l’IT, le livre « Lean IT » de Steve Bell et Mike Orzen, dans un panier à pique nique avec une invitation à rester chez eux un jour ou deux pour prendre le temps de le lire. Au retour, chacun a expliqué ce qu’il a retenu et appris du livre et cela a fait émerger énormément d’idées. »

Sans coach Lean, pas de succès

Pour Fred, le coach Lean est indispensable : « Tout le monde est débordé, personne n’a de temps à investir dans le Lean, il faut donc un coach qui a l’expertise pour vous aider à réussir ce changement. Sinon, c’est simple : sans coach, pas de succès ! »

Fred résume aussi son propre rôle qui consiste à : « mener le changement et expliquer aux gens que c’est bien d’avoir des problèmes et de les montrer. »

Parmi les révélations de l’Obeya : « Nous avons fait notre propre PDCA. Ce que j’ai trouvé le plus intéressant, c’est qu’en prenant du recul sur ce que nous avions affiché sur les murs, nous nous sommes demandés : est-ce vraiment ce que nous voulons ? Ce faisant, nous avons réalisé que nous n’étions même pas alignés sur la stratégie de l’entreprise ! »

« L’obeya nous a aussi permis de partager nos succès : des équipes d’autres services ont commencé à entendre parler de cette fameuse « obeya », elles sont venues visiter la salle pour y discuter des informations affichées au mur ; le CIO est également venu la visiter. »

Une fois l’obeya principale installée, Fred explique qu’il n’a pas été simple de la décliner dans le reste de l’organisation et que là aussi, le rôle de la coach Lean a été très important : « elle a aidé les équipes locales à traduire les objectifs stratégiques en objectifs mesurables que les gens se sont appropriés. »

Obeya, réunions et powerpoints

« Chez Nike comme dans beaucoup d’entreprises, la réunionite est une maladie répandue. Nous nous sommes donc demandés sur quoi portaient ces réunions, de quoi y parlait-on ? La réponse est arrivée comme une évidence : si le sujet abordé en réunion n’a pas de lien dans l’obeya alors il n’a pas lieu d’être traité. En revanche, s’il y a un lien avec le business, il doit être visible dans l’obeya. »

Idem pour les reportings et les indicateurs : il explique qu’il a été décidé de ne conserver que 6 indicateurs dans l’obeya principale.

« Il est indispensable d’expliquer à tout le monde l’intérêt de l’obeya (employés de la DSI mais aussi des autres services, clients, fournisseurs) car si vous parvenez à la faire vivre, à la tenir à jour, vous économisez énormément de temps en préparation de réunions ! En fait, c’est là que se déroulent nos réunions (fonctionnelles, équipes, comités de pilotage…) car quitte à partager des informations, autant les montrer là où elles se trouvent – sur le mur – plutôt que de perdre du temps à préparer des Powerpoints. »

L’IT et le business

« Pour être considéré comme un vrai partenaire du business, nous avons créé une nouvelle fonction « functional tech director ». Ce sont des collaborateurs qui travaillent au sein des autres fonctions (HR, finance, etc.), ils entendent les besoins concrets de ces utilisateurs et sont en mesure de comprendre si oui ou non ce que nous faisons leur rendra le service attendu. Cette évolution structurelle n’a été possible que parce que nous avons réussi à partager l’information, grâce à l’Obeya« .

Vous souhaitez en savoir plus sur l’Obeya, comprendre en quoi elle peut aider votre DSI ? Rendez-vous le 13 mars prochain à la masterclass proposée par l’Institut Lean France en prélude au 6e Lean IT Summit.

Cette formation d’une journée sera animée par Pierre Jannez et Edmond Nguyen. Retrouvez les détails ici.