L’obeya, oobeya en japonais, c’est « la grande salle ». Et en Lean, c’est la grande salle dans laquelle se retrouvent différents contributeurs, autour d’un animateur, pour obtenir une vision partagée de la situation et prendre les bonnes décisions ensemble, sur les sujets qui le méritent. Il en existe de plusieurs types, ce post de blog présente le fonctionnement d’une obeya de management, destinée à un cadre et ses adjoints.

Quand utiliser une obeya de management ?

L’obeya est LA réponse structurée à la question si fréquemment posée : « mes équipes font du Lean, sur le terrain. Tout s’améliore et nous sommes très satisfaits. Mais comment embarquer vraiment nos managers ? ». Il faut envisager de la mettre en place dans le cadre de toute transformation Lean.

En quoi consiste cette obeya ?

Boris Evesque de la SNCF, explique avec beaucoup de transparence, comment fonctionne la sienne. B. Evesque est directeur d’un centre de maintenance de TGV, il dirige un site de 400 personnes qui travaillent sur 15 000 hectares, il a 6 adjoints opérationnels. Son obeya est une référence en termes de bonnes pratiques, voici comment elle fonctionne.

Physiquement, elle soutient 4 activités :

1. « Clarifier les buts »

On trouve dans l’obeya 6 indicateurs de performance, 1 par page, les 6 pages alignées sur une ligne sur le mur. Le choix des indicateurs par l’équipe de management donne une définition précise du succès et oriente l’attention des manageurs sur les sujets les plus pertinents. La définition d’une cible d’amélioration challenge le statu quo et soutient la réflexion et l’amélioration continue. Enfin, la discussion hebdomadaire autour de ces indicateurs favorise la prise de décision.

2. « Décider au quotidien »

La salle comporte une table haute, des tabourets, des paper boards pour partager la situation et échanger des points de vue, lorsque la situation est tendue. Il ne s’agit pas d’en ressortir avec un plan d’actions excel mais avec les lignes directrices des actions à conduire dans chacun des départements pour mieux affronter la situation.

3. « Travailler ensemble »

L’obeya est le lieu où l’on discute des A3. Un A3 est le reporting structuré d’une activité d’amélioration. Chacun des 6 managers présente à son tour un A3 toutes les 6 semaines. Boris Evesque participe au choix des sujets afin qu’ils les conduisent à travailler avec leurs collègues. Enfin, l’objectif de la présentation au groupe est surtout d’apprendre à délivrer et recevoir les remarques les uns des autres sans jugement de valeur.

4. « Comprendre la charge »

En manager Lean, Boris Evesque met en place une démarche de flux tiré sur son centre. Il s’agit de livrer les rames aux gares au rythme où elles sont attendues. L’obeya comporte un volet de visualisation de cette charge qu’il appelle le « lissage mixage » et qui met en évidence … beaucoup de difficultés à respecter la cadence. L’obeya est ensuite le lieu de discussion entre managers sur les familles d’amélioration à travailler dans les équipes.

Pour plus d’informations sur les obeya de management :

La pratique de l’Obeya

Visionnez la vidéo de Boris Evesque de la SNCF, lors de sa présentation au Lean Summit France 2016.

Découvrez en anglais l’interview de Malika Mir, DSI d’Ipsen sur Planet-Lean.com.

Le A3

Regardez la vidéo sur la structure du A3 et son coaching.

Lisez « Understanding A3 thinking », le livre de Sobek et Smalley.