La première réaction habituelle au mot « Lean » est une réaction défensive. La plupart du temps, il est associé, dans l’esprit des gens, à des plans de licenciement, à plus de stress, à des heures de travail supplémentaires et au taylorisme.
Ces accusations interviennent lorsque le Lean est appliqué sans respect et à de mauvaises fins. Les trois principes du Lean tels qu’énumérés ci-dessous, sont-ils vraiment inaudibles dans une entreprise ?
1. Satisfaire pleinement les clients par une qualité irréprochable.
2. Réduire les coûts et les délais par l’élimination des gaspillages (dans les processus).
3. Développer les compétences des personnes par la résolution de problèmes
Ces principes sont-ils à ce point inaudibles ?
Maintenant, comment mettre en œuvre le Lean sans utiliser ce mot, considéré comme effrayant ?
Le Lean est un système de pensée appliqué à votre entreprise pour obtenir un avantage concurrentiel, augmenter vos parts de marché et votre rentabilité. Est-ce une vision négative lorsque l’on dirige une entreprise ?
Dans un premier temps, considérez votre entreprise ou votre activité comme un jeu de société et commencez à l’explorer pour comprendre son fonctionnement. Quels sont les processus en place ? Sont-ils suivis ? Les personnes ont-elles été formées ? Comment ont-elles été formées ? Quel est l’objectif de leur activité ? Crée-t-elle de la valeur ou la répare-t-elle ? Vos clients (externes et internes) sont-ils satisfaits ? Quelle est la qualité de votre production ? Est-elle livrée à temps ?
Ensuite, une fois, toutes ces questions répondues grâce à des visites sur le terrain (Gemba) et des observations aux postes de travail des personnes (Genchi Genbutsu), vous serez à même de vous représenter le fonctionnement réel des processus en place et la façon dont les instructions de travail sont communiquées. Ne prenez pas les choses pour acquises, allez sur le terrain et vérifiez-les. Le temps investi dans cette activité vous sera rendu au centuple.
La méthode Lean est exigeante et extrêmement gratifiante en termes de connaissances métier et de bénéfices pour toute personne luttant contre le statu quo et désireuse de déclencher un changement pour le mieux. Elle exige de confronter, sur le terrain, le produit ou le service qu’une entreprise réalise à la satisfaction et aux attentes des clients pour mettre en œuvre les changements nécessaires à l’amélioration.
La deuxième étape consiste à utiliser les enseignements tirés de vos observations pour aller poser des questions sur les raisons pour lesquelles le travail est fait de cette manière afin de remettre en question la situation existante. Rien n’est figé, surtout dans les environnements en constante évolution tels que nous les connaissons aujourd’hui. L’avancée de la technologie accélère le besoin de changement et doit entraîner les personnes dans son sillage. L’immobilisme est nuisible et contre-productif, mais c’est aussi un comportement humain qui doit être combattu avec des faits et des objectifs professionnels clairs. C’est le rôle des managers d’initier une démarche de remise en question en partageant avec leurs équipes des objectifs clairs sur lesquels ils peuvent aligner des projets à valeur ajoutée pour leurs clients. En introduisant un objectif de changement, on donne du sens à une situation donnée et on ouvre la voie à des actions.
L’amour des outils
Les outils proposés par la méthodologie Lean ne sont qu’un moyen de révéler ce qui doit être vu et partagé à des fins d’amélioration. Former les gens à l’utilisation d’un outil sans but, c’est comme courir après son ombre. C’est une stratégie vouée à l’échec. En revanche, apprendre aux personnes à considérer leur travail du point de vue du client et à réfléchir à la manière dont elles peuvent mieux le servir est nettement plus enrichissant et intéressant. Les avantages directs sont une augmentation de la productivité, une meilleure qualité des livraisons, moins de stress car les gens éliminent progressivement les gaspillages au sein des processus et une capacité libérée pour des activités à valeur ajoutée.
Une erreur courante consiste à appliquer le Lean pour le plaisir d’utiliser une méthodologie et ses outils. Dans ce cas de figure, vous finirez par former votre personnel à la théorie tandis que l’essentiel réside dans l’amélioration en vue d’un objectif commercial. Cet état d’esprit nécessite de sortir d’un mode de management depuis son bureau et de montrer de l’intérêt pour la façon dont les gens travaillent en les rencontrant là où ils opèrent pour traiter les problèmes les uns après les autres et initier une culture d’amélioration continue.
La qualité d’abord
L’innovation doit s’envisager sur une base saine et maîtrisée, à moins de créer un tout nouveau produit ou un service. Avant d’ajouter de nouvelles caractéristiques ou fonctionnalités à un produit, une application ou un service, il est nécessaire de comprendre ce qui ne fonctionne pas dans un flux de production et de chercher à résoudre les problèmes pour rétablir la qualité et la satisfaction du client. Analysez ensuite tous les retours des clients pour identifier les besoins et les attentes non satisfaits, évaluez-les, comparez-les aux idées d’amélioration de l’entreprise et ne développez que les fonctionnalités qui apporteront de la valeur au client.
Pourquoi le Lean est-il indispensable ?
Le Lean vous aide à comprendre, en plaçant le client au centre de vos préoccupations, où se trouvent les priorités en termes d’actions. En outre, il vous permet de décomposer les problèmes en une taille abordable par les équipes ou les collaborateurs, car ils sont immédiatement traités là où ils apparaissent. Enfin, le Lean est une approche de travail inclusive car elle doit être appliquée par tout le monde au sein d’une organisation. L’adoption du Lean marque le tournant vers un système apprenant fondé sur la résolution de problèmes. Chaque personne est considérée comme un contributeur au succès de l’entreprise et non comme la source du problème.
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