Il y a trois ans et demi, j’ai débuté ma vraie première expérience professionnelle au sein d’Operae Partners, une société de conseil en management spécialisée dans le Lean qui intervient dans tous les secteurs d’activité.

Pour ma part, le Lean était une notion totalement inconnue, les termes PDCA, VSM, SIPOC… étaient nouveaux et j’avais du mal à entrevoir l’utilité du Lean surtout pour les métiers de mon domaine c’est-à-dire du back office.

Dès mes débuts chez Operae, on m’a confié un certain nombre de tâches pour débuter, parmi lesquelles on retrouvait les tâches administratives, la gestion des notes de frais, la gestion des services généraux, la comptabilité… à cela venaient s’ajouter des tâches ponctuelles (achat de fournitures, archivage de documents, réservation de coursiers…)

Problème : chaque mission qui m’était confiée devait être réalisée dans des délais impartis. Seulement, en acceptant constamment de réaliser des tâches ponctuelles ou en ne priorisant pas, il devenait pour moi de plus en plus difficile de sortir des livrables et surtout de finaliser mes tâches principales.

Comment ce problème a été solutionné à l’aide du Lean ?

J’ai demandé à l’une de mes collègues coach Lean de m’aider à réaliser un « outil » qui me permettrait de mieux gérer mon emploi du temps. Il me fallait notamment :

• Un aperçu global de mes tâches (afin d’éviter d’éventuels oublis),
• Pouvoir prioriser les tâches en fonction de leur importance, du temps nécessaire pour réaliser chacune,
• Avoir un aperçu en fin de chaque semaine, des tâches qui n’ont pas pu être réalisées et qui sont toujours dans le backlog,
• Mais surtout avoir une vision globale sur les difficultés qui sont survenues durant la réalisation de mes tâches.  

Elle m’a donc proposé de mettre en place un management visuel, que l’on a créé ensemble, au départ sur papier :

A l’aide d’un code couleur, on pouvait aisément distinguer les tâches :

• à réaliser chaque jour de la semaine,
• les mensuelles,
• les tâches hebdomadaires, celles qui sont à réaliser une à deux fois par mois,
• celles qui n’ont pas encore été réalisées,
• les tâches sur lesquelles j’ai rencontré des difficultés,
• enfin, les tâches qui étaient prévues dans la journée ou la semaine, mais qui n’ont pas pu être réalisées, se retrouvent dans le bac rouge.

Pour éviter d’être confrontée à nouveau à ce type de situation, les éléments du bac rouge font l’objet d’une résolution de problème.

Désormais, je maitrise mieux l’ensemble de mes tâches mais aussi la gestion de mon temps car, pour rappel, l’outil a été créé pour éviter les oublis et faciliter la gestion de mon temps de travail. Depuis, mon management visuel a été numérisé sur l’outil collaboratif de management visuel : Ubikey. 

Cela permet à ma manager, qui travaille à distance, de visualiser en temps réel l’avancé de mes tâches et de voir les difficultés en un clin d’œil grâce au bac rouge.

A titre personnel :

• j’ai appris à hiérarchiser et prioriser mes tâches
• je sors 90 % de mes livrables à temps contre 50 % au départ
• je bénéficie d’un meilleur suivi de ma N+1, car à la moindre difficulté rencontrée, elle vient en support pour m’aider à résoudre le problème
• et surtout, j’ai ajouté le management visuel à mes compétences (d’ailleurs, j’ai eu l’occasion de coacher l’une de nos stagiaires à ce sujet).