Vous êtes-vous déjà demandé comment on peut être efficace dans le désordre ?

Vous êtes-vous déjà demandé comment on peut être efficace dans le désordre ?

Comment peut-on être performant si l’on ne retrouve même pas un stylo sur un poste de travail mal rangé ?

Je vais vous raconter comment on peut améliorer son environnement de travail grâce à la méthode 5S. Cette méthode tire son nom des cinq premières lettres des mots japonais : « Seiri », « Seiton », « Seiso », « Seiketsu », « Shitsuke » ; les cinq étapes qui la composent.

1ère étape : (Seiri) Trier

Cette étape consiste à éliminer ce qui n’a pas à être là, retirer tous les outils, équipements, dossiers, chemises, pièces, procédures, meubles et « autres trucs » qui sont inutiles et inadaptés. Si l’objet ne m’appartient pas ou si je ne sais pas à quoi il sert, alors il doit être déplacé dans ce que l’on appelle « zone tampon » (la zone où l’on place les objets qui peuvent encore servir, qui va être consultée à une date prédéterminée pour jeter tout ce qui y est encore. L’équipe se laisse un peu de temps pour réfléchir avant de décider de conserver ou jeter tout ce qui est dans la zone tampon).

2e étape : (Seiton) Ranger

« Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place »

Tout équipement utile a une place précise et définie soit par étiquetage, marquage au sol, crochet mural. La recherche d’équipement ou d’outil appartient au passé ! C’est pour cette raison qu’on doit organiser le rangement des objets nécessaires.

A cette étape, on se pose la question suivante : « comment suis-je supposé ranger ? »

La réponse est très simple et pratique ; elle se base sur deux critères :

  • Sécurité (poids des objets) et ergonomie (accès facile, supports adaptés…)
  • Fréquence d’utilisation

Et puis il ne faut pas oublier de délimiter et identifier chaque emplacement.

3e étape : (Seiso) Nettoyer

Cette étape consiste, comme son nom l’indique, à s’assurer de la propreté du lieu de travail mais attention elle ne s’arrête pas là ! « Nettoyer » c’est inspecter pour détecter, signaler et traiter les anomalies. « Nettoyer » c’est améliorer les équipements pour réduire le temps de nettoyage, « nettoyer » c’est maintenir dans les meilleures conditions opérationnelles les outils, équipements, machines… de tout poste de travail.

4e étape : (Seiketsu) Standardiser

La définition des règles par les acteurs de la zone de travail permet de standardiser les gestes qu’on vient de mettre en place afin que chacun puisse les appliquer tous les jours.

5e étape : (Shitsuke) Maintenir

La rigueur est indispensable pour maintenir au quotidien les quatre premiers « S ». Cette étape est la plus importante puisqu’il faut toujours garder en tête que les 4 premières étapes ne sont pas une finalité. C’est la pérennisation de celles-ci qui aide à l’amélioration de la performance. Il faut donc apprendre à :

  • Surveiller régulièrement l’application des règles
  • Signaler immédiatement toute anomalie par une étiquette
  • Corriger aussitôt toute dérive
  • Faire évoluer les règles en fonction des progrès accomplis
  • Être soi-même exemplaire quant à l’application des règles

Vous ne voyez toujours pas comment mettre tout cela en pratique ? Alors suivez-moi, je vais vous montrer comment nous avons fait.

Récit d’un vrai 5S au bureau

Nous avons commencé par communiquer la date de 5S à tous nos collègues pour leur donner le temps de ranger leurs affaires personnelles afin que personne d’autre n’y touche. Durant la journée du chantier, nous nous sommes concentrés sur les trois premiers « S » (trier, ranger et nettoyer) et avons gardé les deux restantes (standardiser et maintenir) pour les jours suivants.

Première étape : prendre quelques photos de l’état actuel des locaux. Les photos produisent un effet « WAOUH » : c’est l’effet attendu lorsque l’on montre la réalité du terrain et c’est avec cet effet que l’on sait comment se déroulera la suite.

La vue des photos a provoqué un petit choc et donné envie à tous de changer la situation. Mais avant d’entamer le chantier, nous nous sommes mis d’accord sur le fait que nous n’allions pas toucher aux affaires personnelles des absents. Nous avons seulement rangé tout ce qui semblait leur appartenir dans la zone tampon. A eux de décider ce qu’ils veulent en faire quand ils reviendront dans les locaux.

Une fois la dynamique lancée, des participants au 5S se sont activés partout à vider les placards, les tiroirs et les bibliothèques, d’autres ont ramené de grands sacs poubelles et des conteneurs adéquats pour chaque type de déchets (papiers, déchets recyclables et équipements électroniques…)

Après avoir débarrassé tout ce qui a été jugé inutile, c’était l’anarchie totale dans les locaux. Que faire ensuite ? Nous avons rangé tous les équipements, dossiers, outils… dans des emplacements bien définis et bien étiquetés de façon à pouvoir les retrouver facilement. Puis, il ne restait qu’à nettoyer le sol, les murs et les tables de bureau. Etape suivante : inspecter ! Tout au long de la journée, chaque personne qui repérait une anomalie la décrivait sur un post-it rouge, par exemple : « pas d’éclairage dans la salle de fond », « store cuisine ne fonctionne pas »

Clap de fin ! Journée terminée ! Mais le travail ne s’arrête pas là

Que devons-nous faire pour pouvoir maintenir les améliorations qui ont été mises en place ? C’est là où le 4e « S », standardiser, entre en jeu. Nous avons donc préparé une fiche d’audit contenant les points principaux sur lesquels nous concentrer, principalement en termes de rangement, avec des photos montrant le « bon » et « pas bon ». Nous désignons chaque semaine un responsable d’audit 5S pour la semaine suivante, en fonction de la disponibilité de l’équipe et afin d’engager tout le monde dans cette démarche d’amélioration.

Les bénéfices de l’opération ? Le « 5S » nous a permis de « gagner » deux nouvelles pièces dans nos locaux : auparavant, ces deux bureaux étaient pleins d’objets qui ne servaient à personne ; nous avons aussi libéré deux armoires qui étaient remplies à bloc. Autre bénéfice très important : les collaborateurs disent qu’ils se sentent mieux dans les locaux depuis ce 5S. Enfin, pour que ces bénéfices perdurent, nous avons élaboré un plan pour agir face aux anomalies observées tout au long de la journée et désigné un responsable sur chaque action.

Et vous, qu’attendez-vous pour attaquer la méthode 5S ?

Aya Bouasker

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