Comment intégrer l’amélioration dans des sprints

sprint-it-lean-operae-partnersDans le cadre d’une démarche de Lean Management, j’ai mis en place, avec les collaborateurs d’une équipe, l’amélioration continue au sein de celle-ci. L’équipe consciente de ses difficultés, était motivée et les solutions pour satisfaire pleinement le client final à moindre coût ont pris forme rapidement. Mais j’étais loin d’imaginer qu’après un peu plus d’1 mois d’implémentation, nous devrions trouver une stratégie pour ne pas perdre la dynamique mise en place.

Une équipe motivée, un responsable d’équipe convaincu que le Lean Management avec son amélioration continue (1er pilier du Toyota Way) permettra d’améliorer la satisfaction de leur client tout en respectant les membres de l’équipe (2e pilier du Toyota Way) ; une forme de rêve pour un coach en Lean Management. Au travers des ateliers, des actions d’amélioration simples, à moindre coût et  focalisées sur l’équipe sont identifiées et peuvent être mises en place très rapidement. Pour ce faire, sans toutefois perturber fondamentalement le fonctionnement de l’équipe, le responsable donne à son équipe les vendredis après-midi pour travailler sur ces actions. Ces tâches étant considérées comme de l’investissement, le code d’imputation comptable de l’amélioration continue est différent de celui utilisé pour la réalisation du service pour le client. C’était une règle imposée par la direction de l’entité.

Tout se passa bien pendant 6 semaines et les gains (notamment la capacité de l’équipe à produire plus de jours de valeur ajoutée par semaine pour son client) étaient déjà constatés avec un management visuel jeune, mais néanmoins présent. Forts de ces expériences et résultats, l’équipe et son responsable étaient en train de comprendre la puissance du Lean Management par rapport aux processus d’entreprise souvent déconnectés de la réalité terrain. Ses membres attendaient avec impatience le vendredi après-midi pour tester et invalider/valider les solutions qu’ils avaient identifiées après avoir confirmé les hypothèses de cause.

Pour des raisons d’objectifs de chiffre d’affaires, la pression sur les équipes augmenta pour produire plus de jours et facturer au plus tôt le client. Il convenait donc d’imaginer avec le responsable d’équipe une manière de faire perdurer la dynamique d’amélioration continue que l’équipe s’était appropriée. Les actions comme la mise en place et configuration des outils permettant de révéler et bloquer les défauts dans la chaîne de développement logiciel étaient trop consommatrices en charge et délai ; nous devions revoir les priorités.

Avec l’équipe, nous avons repris les actions restant à réaliser et les avons priorisées par typologie de gaspillage et charge estimée. Le principal gaspillage, déjà vu dans les ateliers, étant les corrections de défaut, nous nous sommes concentrés sur celui-ci. Nous avions donc un backlog d’actions à faible charge, qui était loin de résoudre tous les problèmes de qualité. Un des principes du Lean est d’avancer à petit pas, comme la citation attribuée à Confucius :

Qui veut déplacer des montagnes commence par les petites pierres.

Ce backlog «technique» est venu compléter le backlog «produit» pour être pris en compte dans les sprints à venir. Les actions d’amélioration représentent au maximum 5 % du backlog de chaque sprint pour respecter au mieux l’objectif de chiffre d’affaires. En complément, pour aider l’équipe dans la résolution de problème, je l’ai initiée au Pareto visuel «dynamique» (article à venir) qui permettra à chacun de mettre en évidence visuellement les causes probables d’anomalie et d’incident. Les membres de l’équipe pourront ensuite travailler sur la tête de Pareto pour éliminer la/les causes racines.

Les actions des vendredis après-midi sont donc intégrées aux sprints de développement et deviennent quasiment invisibles (hormis le management visuel qui permet d’afficher les résultats des actions). Les autres actions, plus consommatrices en charge, ne sont pas abandonnées mais repoussées à un moment plus propice.

 

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s