Dans Lean management, aussi curieux que cela paraisse, il y a « management ». Un des outils du management Lean est « le rituel du briefing de performance quotidien ». En 15 minutes d’échange, idéalement au plus tôt dans la journée de travail, le chef d’équipe ou « team leader » et son équipe doivent « comprendre et voir » avant de se mettre en action. Cette étape est essentielle au bon fonctionnement d’un travail en équipe, chacun des membres étant tourné vers un même objectif, celui de réussir sa journée professionnelle.

Ainsi on découpera ce briefing en 4 étapes (2 étapes sur le passé et 2 sur la journée à venir):

1. Est-ce que chacun des membres de l’équipe a passé une bonne journée hier ?
2. Les indicateurs opérationnels et économiques (voir et comprendre les pics et les vallées)
3. L’organisation de l’activité aujourd’hui.
4. Les actions d’amélioration du jour.

Etape 1 : Passer une bonne journée au sens « Lean » c’est avoir été en mesure de réaliser les objectifs. Si tel n’est pas le cas, les collaborateurs auront rencontré des obstacles. Lors de cette étape, le rôle du team leader est de valoriser les performances de la veille et de collecter les obstacles qui n’auront pas permis de passer une bonne journée.

Etape 2 : Les indicateurs (de 4 à 6) choisis pour leur pertinence, montrerons visuellement l’évolution depuis un certain temps. Ils montreront également les performances (objectifs dépassés) et les difficultés de résultat. Sur chacun de ces pics et de ces vallées (qui seront visuels) le Team Leader, ou un des collaborateurs s’arrêtera (avant le briefing) pour comprendre le résultat. Lors du briefing, il échangera avec l’équipe sur les éléments de compréhension et dans l’idéal, il proposera un temps de travail ou une idée d’action d’amélioration.

Etape 3 : Réussir la journée, c’est donc réussir les objectifs (de préférence lissés). Il faut donc comprendre quels sont ces objectifs : les activités à réaliser, le nombre de clients à servir, le chiffre d’affaire à réaliser, les ventes avec ou sans produits complémentaires, les garanties, les produits de fidélisation, les incidents à traiter…. Comprendre avec l’équipe comment chacun se partage l’activité, établir un ou plusieurs points de passage au fur et à mesure du déroulé de la journée pour s’assurer de la réalisation des objectifs et éventuellement pour mettre en place des contremesures si besoin.

Etape 4 : Les actions d’amélioration du jour : Lors de chaque étape précédente, le Team Leader a eu la possibilité de récolter des points d’amélioration (obstacles, vallées sur les indicateurs, points de difficultés lors de l’organisation de la journée…) L’idée de cette étape est de faire produire une action d’amélioration continue minimum par jour, même une petite, mais UNE ACTION, UN KAIZEN…

Voilà à quoi peut ressembler un briefing de Management Lean, 15 minutes lors duquel le Team leader, dans un rôle d’animateur partagera avec son équipe, pour ensemble, comprendre, voir et se mettre en action.