L’esprit Kaizen, une des valeurs que vise le pilier « Amélioration continue » du Toyota Way, l’idéal de management chez Toyota est à la fois un processus d’apprentissage et une philosophie. Chacun peut prendre en charge un sujet et obtenir la collaboration d’autres employés pour résoudre un problème.

« Nous améliorons nos opérations constamment, visant toujours l’innovation et l’évolution »

Le Kaizen est le fait de viser l’excellence par la recherche permanente de petites améliorations, sur le terrain, chaque jour, par chaque collaborateur de l’entreprise.

• Le premier postulat de « l’esprit Kaizen », c’est d’accepter que les choses ne soient pas parfaites. Tout peut toujours être amélioré.
• Le second postulat, c’est de considérer que la meilleure façon d’obtenir ces améliorations est de les traiter de manière locale, pas à pas, et d’impliquer les collaborateurs dans l’amélioration de leur propre environnement de travail.

Cette attitude tranche avec celle, fréquemment observée chez les managers d’activités informatiques, qui consiste à favoriser les grands chantiers d’amélioration : refonte complète du système informatique, déploiement d’un tout nouvel outil de workflow, mise en place d’un nouveau processus de gestion de projets ou de traitement des demandes client, etc…

Plutôt qu’entreprendre ces gros chantiers, ou tout au moins en complément, le manager lean cherche à développer chez chacun de ses collaborateurs, une nouvelle habitude : voir et prendre conscience à tout moment, de nouvelles pistes d’amélioration dans leur propre travail, et les mettre en oeuvre rapidement, par petites touches, jour après jour.

L’esprit Kaizen est classiquement décrit en dix règles :

1. Challenger le statu quo. Remettre en question les pratiques actuelles.
2. Penser à comment faire, plutôt qu’expliquer pourquoi on ne peut pas faire.
3. Ne pas s’excuser, ne pas blâmer, ne pas critiquer. Aller voir comment le processus fonctionne.
4. Ne pas viser la perfection du premier coup. Chercher 50% d’amélioration maintenant.
5. Faire bien avant de faire vite.
6. Trouver des solutions à coût nul.
7. Continuer à trouver des idées dans la difficulté
8. Poser cinq fois la question « pourquoi ? » et chercher la cause première
9. Rechercher les idées de dix personnes plutôt que le savoir d’une seule
10. Les opportunités d’amélioration sont infinies.

Accepter les problèmes

Pour le responsable qui découvre ce mode de management, la première marche à franchir consiste à accepter que les problèmes deviennent visibles dans toute son organisation, au quotidien. Il s’agit dans la pratique d’une véritable révolution managériale.

Pour que cette démarche fonctionne, le manager doit savoir créer un climat de confiance : aucun collaborateur ne doit être sanctionné pour avoir mis en évidence un problème, sans quoi les pistes d’amélioration resteront masquées.

Se former à la résolution de problèmes

La seconde marche que doit franchir le manager concerne l’acquisition des compétences nécessaires. Chaque amélioration de Kaizen est une forme plus ou moins développée de PDCA (Plan-Do-Check-Act, méthode scientifique et itérative de résolution des problèmes) Pour soutenir le Kaizen dans ses équipes, le manager doit lui-même connaître le PDCA et devenir capable de guider ses collaborateurs dans sa mise en œuvre.

Pour une entreprise qui s’engage dans la pratique du lean, il est donc important de définir une stratégie pour former ses managers à conduire l’amélioration, et ce, quel que soit son niveau (DSI, patron de production ou manager de proximité). Retrouvez des exemples d’application du kaizen en vidéo