Durant l’été 2006 nous avons mené des travaux importants dans notre vieille maison bordelaise. Ces travaux qui restructuraient complètement le rez-de-chaussée semblaient, à notre échelle, colossaux et risqués. Nos voisins avaient mené des travaux semblables et cela s’était terminé avec 6 mois de retard et un dépassement de budget de près de 30 %.

Pour éviter ces déconvenues nous avons adopté une approche agile (que je pratiquais alors professionnellement depuis deux ans au sein d’une startup de services mobiles) pour mener à bien ce chantier. Résultat : nous avons tenu la date et avons dépassé le budget de 5 % seulement. Le résultat quant à lui était au niveau de nos espérances.

Ce billet pour raconter comment cela s’est passé et pour expliquer les dix principes agiles au cœur de cette réussite.

Le challenge

Nous avons trois mois (de début juin à fin août) et 25 K€ pour refaire une grande partie du rez-de-chaussée. Des travaux qui impliquent la dépose de deux murs porteurs et la refonte de la cuisine pour obtenir un grand espace ouvert comprenant cuisine, salle à manger et coin salon. Ces aménagements comportent aussi une extension au dessus de laquelle nous avons décidé d’installer une verrière afin de gagner en lumière.

Voir en fin d’article les différentes photos illustrant les travaux.

1. L’équipe : pluridisciplinaire

– C’est bon, je crois qu’on l’a trouvé.
– Qu’est-ce qui te fait dire ça ?
– Et bien tu vois, lorsqu’il a fini la chambre de Peggy-Sue*, il m’a bien montré le détail sur les plinthes. La finition est très consciencieuse. Et puis tu sais, le problème d’odeur que l’on a dans la chambre de Johnny-boy* ? Et bien il a regardé et il a trouvé : il s’agissait de produit anti-termites dans 2 lattes du plancher. Il les a identifiées, retirées et changées en deux heures : il n’y a plus d’odeur. Bref, il est consciencieux, débrouillard et sait régler un problème : c’est notre homme.

Nous n’avons pas les moyens de faire intervenir différents corps de métier. Notre stratégie est donc de nous recentrer sur une équipe pluri-disciplinaire. En fait sur un professionnel qui soit capable de faire tous les travaux : maçonnerie, plomberie, électricité car comme me le disait affectueusement mon beau-père entrepreneur en maçonnerie lorsque, adolescent, j’allais faire le manœuvre pour gagner trois sous durant les vacances : « toi, tu es bien un intellectuel qui ne sait pas faire grand chose de tes mains. » Appelons-le M. Morin (à Bordeaux on dénomme ainsi les artisans maîtrisant plusieurs corps de métier : les Michel Morin). Nous avons donc la dream team suivante :

• Michel Morin* : Chief engineer, maçonnerie, plomberie, menuiserie, électricité, plâtres, peinture
• Anna* : Product Owner, Direction Artistique, Peinture
• Cecil : Scrum master et manœuvre

L’avantage de l’équipe pluri-disciplinaire est qu’elle permet d’éviter les dépendances externes. Nous ne retrouverons donc pas dans la situation cocasse dans laquelle le plombier attend l’électricien qui attend le maçon qui attend le plombier. No dead loop !

Le second point est que l’équipe est validée. Durant les deux petits précédents chantiers, monsieur Morin a fait ses preuves auprès de la Product Owner. Par ailleurs, pour ce qui est de l’entente entre cette dernière et le Scrum Master, une dizaine de déménagements organisés ensemble de main de maître nous a rassuré sur notre efficacité et notre complémentarité. Nous sommes alors encore jeunes et vigoureux, prêts à prendre le challenge.

Comme le rappelait Esther Derby à l’USI 2012, le choix de l’équipe conditionne 50 % de la réussite du projet : nous sommes sur de bonnes bases.

2. Sprint Backlog

En fait nous n’avons pas vraiment fait de l’agile. En effet, nous avons eu une longue de phase de conception de 6 mois durant laquelle nous avons itéré et itéré encore sur le backlog jusqu’à ce qu’il coïncide avec nos contraintes : 25K€ et 3 mois de travaux.

Une fois cet objectif atteint (ce qui n’a pas été sans douleur : j’ai ainsi dû prendre deux semaines de congés pour postuler au job de manœuvre et économiser ainsi 2000€), la seconde partie de la phase de conception a été de préparer la liste des postes de travail avec les durées nécessaires. Je me rappelle très bien cette phase de #YesEstimates :

– M. Morin combien de temps pour la démolition des murs porteurs et pose de la poutre ?
– oh, pour cela une semaine
– très bien, prévoyons en deux alors
– et pour la plomberie avant de faire le carrelage ?
– bon, euh trois jours ?
– Très bien. Mettons une semaine.
– Voilà cela nous amène au 2 septembre. Il nous manque une semaine. Vous êtes pris deuxième semaine de septembre, il y a un poste d’une semaine que l’on ne pourra faire avant décembre. Je vous propose que l’on reporte la terrasse à ce moment-là.

Nous avons donc abouti à ce plan d’itérations, avec deux impératifs : la fin de la troisième semaine d’août tout doit être prêt pour l’installation de la cuisine par le cuisiniste (notre seule dépendance externe) et fin des travaux le 2 septembre pour laisser une semaine à M. Morin avant de reprendre un autre chantier chez des voisins.

Nous avons donc défini nos onze itérations (la douzième en décembre) correspondant chacune à un poste : nous sommes prêts.

3. Definition of Done

M. Morin nous fait confiance et trouve amusant cette notion de petits chantiers d’une semaine. Nous lui proposons dans ce cadre, le principe de règlement suivant : nous avançons tous les frais nécessaires aux matériaux et nous réglons chaque mini-chantier le samedi matin lors de la « démo ». M. Morin nous présente alors les travaux dans les détails et lorsque ceux-ci sont acceptés par la Product Owner, (et qu’il ne reste plus de déchets, voir point #6), nous le réglons aussitôt. Encore une fois, le fait que nous avons fait deux ou trois petits chantiers avec lui précédemment, chantiers que nous avons à chaque fois réglé rubis sur l’ongle, fait que nous obtenons son adhésion.

La contrainte étant qu’un poste non terminé n’est pas réglé. M. Morin accepte en souriant, décision qu’il regrettera amèrement sur les deux premières itérations avant de s’y ranger et d’y comprendre son intérêt.

4. Stop starting, start finishing

Nous expliquons à M. Morin que chaque semaine sera dédiée à un poste bien précis. Nous ne démarrerons pas de nouveau poste tant que le précédent n’est pas terminé (à moins qu’il y ait des dépendances bien sûr). Mais nous structurons le travail de telle sorte à supprimer ces dépendances.

John Kotter nous apprend dans Leading Change que supprimer des dépendances est le meilleur moyen de limiter la complexité et Taiichi Ohno nous explique que limiter l’en cours des choses sur lesquelles on travaille est le meilleur moyen d’aller vite et de faire du travail de qualité. Enfin, le père de la psychologie moderne William James nous rappelle que « Rien n’est plus fatiguant que l’attente éternelle d’une tâche non terminée ». Alors que je suis fasciné par ces concepts qui me semblent tellement éclairants, mon épouse n’est pas plus impressionnée que cela : elle insiste parce que cela lui semble tomber sous le sens. Anna a le sens des choses (enfin pas tant que cela car elle m’a épousé mais il s’agit là d’un autre sujet).

Là encore, M. Morin sourit et semble amusé. C’est OK pour lui.

5. Lead by Example

Je discutais il y a quelques temps avec un bon ami économiste de formation qui me disait que penser une chose et agir différemment ne le dérangeait pas. On pouvait ainsi penser qu’une économie basée sur la redistribution était vertueuse tout en faisant preuve d’une grande imagination à son propre niveau pour éviter de contribuer à cette redistribution. (oui : il est Français).

En ce qui me concerne, je suis davantage proche de la mentalité protestante selon laquelle you have to walk the talk. Comme le dit si bien le légendaire dirigeant de la société Avis Robert C. Townsend dans son ouvrage Up The Organisation : « aucune tâche n’est indigne tant qu’elle aide l’équipe à se rapprocher de son objectif. »

Ainsi j’ai du mal à m’imaginer donner des consignes de travail sans montrer l’exemple et me salir les mains. J’ai ainsi, durant deux semaines à temps plein (et de nombreux week-ends), rempli le rôle de manœuvre, compensant ma légendaire maladresse manuelle par mon enthousiasme et ma bonne volonté. Mon rôle a été instrumental dans l’élimination de plus de vingt tonnes de gravas. Je ne vous cache pas ma fierté épuisée lorsque, le soir, alors que nous rentrions de la décharge, je voyais la salle prendre forme.

6. Elimination des stocks

Le cas est classique : l’artisan a terminé les travaux, on règle sa prestation. « Il reste juste ces gravats dans le jardin que je viendrai enlever la semaine prochaine ». Cette semaine prochaine ne vient jamais et c’est de notre responsabilité de faire les aller-retour à la décharge.

Aussi, chaque semaine, dès le jeudi je rappelle à M. Morin qu’avant vendredi soir il faudra aller à la décharge pour y apporter les gravats et autre rebus des travaux (poutres, plaques de plâtres etc …) sinon nous ne serons pas en mesure de le régler le samedi. Voyons que nous tenons sur ce sujet, M. Morin fera contre mauvaise fortune bon cœur. Je l’accompagne ainsi (voir point #5) pour y apporter ce qui n’a plus raison d’être là. Nous ferons ensuite cela chaque jour après que notre fils Johnny-Boy se soit entré un vieux clou dans le talon (malgré nos consignes très claires de ne pas aller dans le jardin – mais vous connaissez les enfants, hein …). Rentrant vers 18:00 du travail, je l’accompagne alors automatiquement.

7. Opportunités et expérimentations

Lorsque vous menez des travaux dans une maison de 1890, c’est un peu lorsque vous allez modifier du logiciel écrit six mois plus tôt : vous n’avez aucune idée de ce que vous allez y trouver. Nous avons eu ainsi plusieurs opportunités se présenter à nous. La première est qu’une fois que nous avons retirer le plafond nous avons mis à jour le parquet et les solives de bois du plancher de l’étage : une parfaite opportunité pour faire intervenir les spécialistes en anti-termites (les maisons du grand ouest sont très sujets à ce genre de parasites) sans impacter le projet. Cela expliquera 2 % de dépassement de budget.

Le second point est que bien qu’ayant fait valider nos travaux par un architecte béton (remplacement de la poutre etc …) la structure friable des pierres d’aquitaine nous a semblé un peu juste pour soutenir l’étage et la toiture : nous avons donc décidé d’ajouter des poutres de soutènement pour soutenir perpendiculairement la grande poutre centrale. Là encore, 3 % supplémentaire de budget, que nous n’avons pas regretté un millième de seconde tant cela contribue à la robustesse de la maison.

Enfin, nous avons envisagé de travailler un des murs de pierre pour en faire un mur de pierre apparente. Après avoir passé 4 heures pour passer le chemin de fer sur un mètre carré pour un résultat qui a beaucoup fait rire ma partenaire, j’ai compris que l’expérimentation n’était peut-être pas concluante.

8. Gérer les risques d’intégration

Dans un projet informatique, les points de risques principaux sont ceux d’intégration entre systèmes. Il y a plusieurs façons de gérer ce risque. La façon standard est de se dire (par exemple pour un projet de 6 mois) de travailler chacun séparément pendant 5 mois et lorsque nous intégrerons les deux solutions tout se passera comme prévu. Cela ne fonctionne jamais comme prévu et comme l’intégration est d’une grande complexité personne ne sait alors dire quand on atterrit : c’est le drame.

La seconde approche consiste à intégrer en permanence afin de traiter au plus tôt ce risque majeur. C’est ainsi que travaillent les équipes qui font du DevOps. Chaque nouvelle partie de code (de quelques lignes) est intégrée au système existant et subit une batterie de tests automatisés qui vont garantir que cela ne dommage pas le système. Une approche vertueuse mais inconfortable car compliquée.

Dans notre cas, cette seconde approche bien plus vertueuse n’était pas envisageable pour l’intégration de la cuisine durant la troisième semaine d’août. Aussi avons nous préparé l’intégration avec la plus grande minutie : de quoi avait besoin le cuisiniste en termes d’électricité, de gaz, d’eau et d’espace. Quelles étaient ses contraintes ? Comment saurions-nous que tout est prêt pour son intervention ? Ce dernier nous fit un croquis et nous clarifia ses attentes. J’insistais sur le fait que lorsque nous nous reverrions j’aurais ce papier avec moi pour lui montrer l’adéquation entre ces demandes et ce que nous avons fait. Ce premier point réglé il nous restait le second : être prêts à temps.

Aussi à partir du premier jour d’août, j’ai demandé à M. Morin si nous serions prêts pour le cuisiniste tous les deux ou trois jours. À partir de la deuxième semaine, je lui ai demandé quotidiennement. Que pourrait-il se passer pour qu’on ne soit pas prêt ? Il s’avéra que bien que sachant le faire, il n’était pas très porté sur la plomberie. Il ne termina la préparation de l’arrivée de gaz que deux jours avant. Sans mon insistance, il est fort probable que le cuisiniste ait eu besoin de décaler l’installation. Tout le chantier aurait ainsi pris du retard.

9. Quel est le plus simple M. Morin ?

Lorsque nous avons détruit la cheminée pour y mettre la plaque de cuisson et la hotte, nous nous sommes retrouvés confrontés à un petit problème de conception : comment finaliser la jonction entre la hotte et la plafond (celle-ci était trop courte de 40 cm) ? Une jonction en plâtre avec la même forme entre le conduit et le plafond semblait disgracieuse aux yeux de Anna et de M. Morin qui remonta la question. Pour ce cas-là, comme pour une dizaine d’autres que nous avons rencontrés durant ces travaux, Anna a toujours posé la même question : quel est le plus simple M. Morin ? Et, à chaque fois, cela a débloqué la situation. Dans le cas de la hotte : « Je pourrais faire une sorte de demi hexagone, cela briserait la forme et ferait quelque chose d’harmonieux ». « Et bien allons-y » répondait Anna. Tant et si bien qu’à la fin du chantier, lorsque M. Morin posait ce genre de question il y répondait tout seul : « je sais : quel est le plus simple M. Morin (rires) » ? C’est ainsi que l’on construit la culture d’un groupe dirait Edgar Schein.

Bien entendu, Anna (qui est éducatrice spécialisée) ne sait pas que la simplicité est un des principes de XP (Extreme Programming). Ni que Mike Cottmeyer a écrit que « l’agilité consiste à tendre vers plus de simplicité plutôt que construire des systèmes pour gérer la complexité. »

Mais je trouve admirable que là encore ce principe au cœur des méthodes agiles nous a permis d’avancer de façon sereine.

10. Tirer des enseignements

Le samedi 2 septembre, après avoir réglé à M. Morin le dernier chantier, nous avons célébré la fin des travaux avec un repas simple et bien arrosé, en portant des lunettes de soleil dans le salon (exposé plein sud, la verrière allait nécessiter un investissement supplémentaire : un store – encore un problème de conception qui nous a bien fait rire). M. Morin m’avoua alors que c’était la première fois de sa carrière qu’il terminait un chantier de cette importance le jour prévu et que tout lui avait été réglé. Du coup il trouvait l’approche que nous avions mise en œuvre assez bluffante.

Je demandais alors à chaque membre de l’équipe un point qui leur avait semblé important dans cette réussite. Au delà du « quel est le plus simple M. Morin? » plaisanta notre entrepreneur. Il répondit très vite : « avoir transformé ce gros chantier en onze petits chantiers. Cela nous oblige chaque jour à terminer ce qu’on doit faire. On sait où on en est. À ce sujet, nos promenades romantiques à la déchetterie vont me manquer M. Hypertextual* « . Le Tariquet remplissait son effet de fluidifiant social …

Anna prit alors la parole : « Le fait que nous avons traité chaque problème dès qu’il se produisait. Lorsqu’il y a eu ce problème de transfert de banque et que vous n’avez pas été réglé M. Morin, nous avons aussitôt traité le sujet et sommes allés à la banque pour nous assurer que tout était en ordre. La banque avait fait une erreur dans le numéro de compte mais nous l’avons corrigé dans la journée et vous avez pu être réglé. Cela aurait pu nuire à notre relation. » « Ah oui » approuva M. Morin.

Je conclus avec la citation de Jason Fried : « rien n’est plus facile que dépenser l’argent des autres« .Le fait d’être impliqué dans un projet que je finançais (contrairement aux projets que je mène pour mes différents employeurs) m’a fait voir les choses sous un autre angle : plus d’attention au détail, plus d’attention envers le client (et pour cause : c’est nous) et ce désir d’aller vers toujours plus de simplicité et de choses concrètes pour éviter de spéculer sur des suppositions. Une expérience qui m’a transformé.

*les noms et prénoms des protagonistes ont été modifiés.

Photos

Illustration 1 : Plan avant travaux

Illustration 2 : Plan après travaux

Photos 1, 2 et 3 : Extérieur et salon avant travaux

Photo 4 : Extérieur après travaux

Photo 5 : intérieur après travaux

Voir le diaporama de la présentation à Agile France de cette histoire.