Le management visuel transforme l’approche collaborative des équipes que je coache

Lorsque je démarre une mission pour aider les équipes à être plus agiles, l’un des premiers objectifs exprimé est de gagner en visibilité sur ce qu’il y a à faire.

Le problème, c’est que les personnes qui travaillent sur le projet ainsi que celles qui gravitent autour n’ont pas de visibilité sur ce qui va sortir et quand ça va sortir. Les problématiques ne sont pas partagées, les plannings non plus, les équipes sont dans le rush, elles font du mieux qu’elles peuvent et pourtant les clients ne sont pas satisfaits, la qualité n’est pas au rendez-vous…

La plupart des équipes que je coache utilisent des outils de pilotage comme Jira ou Trello qui sont réputés être des outils collaboratifs. Mais en réalité, chaque équipe, si ce n’est chaque personne, a sa propre manière de les utiliser…

Je leur propose de mettre en place un management visuel, et puisque le premier objectif est d’avoir de la visibilité sur ce qu’il y a à faire, je leur propose de créer un backlog physique. Le backlog c’est le « reste à faire » du projet. Concrètement, la liste des sujets en cours et ceux à venir pour sortir le produit sur lequel on travaille. L’équipe définit une salle dans laquelle on peut afficher le backlog et y travailler, un rythme de partage, et des règles d’affichage (quelle couleur de post-it pour quel projet, quelle taille de post-it pour quelle information,… )

Créer un backlog c’est bien, mais on le met où ?

Je me souviens d’une mission où il a été difficile d’avoir une salle pour installer le backlog, l’enjeu était de faire travailler ensemble deux équipes sur un même projet. Nous avons donc démarré dans le couloir (c’était le seul mur libre suffisamment grand). Comme les équipes collaboraient pour donner de la visibilité sur leurs problématiques et leurs délais, nous avons rapidement obtenu une salle dédiée.

Cette salle est tout de suite devenue un lieu d’échanges et de discussions autour du projet. Après quelques semaines d’utilisation la forme du backlog avait beaucoup évolué pour répondre de manière pertinente aux particularités du projet, de nouvelles règles ont émergé et de nouveaux indicateurs sont apparus. En discutant avec les product owners, je me suis rendue compte à quel point elles s’étaient approprié l’outil et elle m’ont même rapporté :

« On kiffe, c’est formidable avec cet outil on voit où on va, où en sont les autres équipes et on peut mutualiser certaines tâches pour être plus efficaces »

Ce que je retiens de cette expérience, c’est que le management visuel est un outil formidable pour aider les équipes à travailler ensemble.

Il permet de mobiliser les personnes au même moment, au même endroit, sur les sujets prioritaires du projet et les invite à chercher des solutions ensemble. Il permet une transparence saine, une bonne visibilité sur les tâches à réaliser et de communiquer auprès des différents acteurs du projet.

Si les outils de management visuels vous intéressent, visionnez la vidéo de notre solution d’obeya digitale.