Nous sommes un cabinet de coachs, spécialistes de la transformation lean et agile et les interventions de nos vingt-sept coachs chez nos clients génèrent une importante activité de gestion de notes de frais (frais de déplacements en train, avion, taxi, hôtels, repas…). Comme chez Operae Partners, nous nous appliquons le Lean à nous-mêmes, nous avons entamé une démarche d’amélioration de la gestion de ces notes de frais.

L’équipe comptable a travaillé sur un A3 stratégique dont l’objectif était : « Réduire de 20 % les gaspillages liés au processus de gestion des notes de frais » (pour plus d’informations sur le A3, je vous invite à relire les articles sur le sujet : https://blog.operaepartners.fr/2017/02/07/tout-ce-que-vous-avez-voulu-toujours-savoir-sur-la3-episode-1/ et https://blog.operaepartners.fr/2017/02/08/tout-ce-que-vous-avez-toujours-voulu-savoir-sur-la3-episode-2/)

Partant du constat que la gestion d’environ 6000 notes de frais générait 9 % d’erreur, nous avons analysé en détail l’activité de l’année 2017. Cela nous a permis :

• d’identifier les gaspillages (retouches et corrections, étapes inutiles…)
• de voir précisément où ils se situaient dans le processus (à la fois au niveau des coachs et de l’équipe comptable),
• de proposer des améliorations,
• de tester des solutions alternatives,
• d’analyser les résultats obtenus,
• d’en tirer des enseignements,
• et enfin de pouvoir justifier notre préconisation de mise en place d’une nouvelle application pour l’ensemble des collaborateurs auprès de notre direction.

En synthèse, le test d’une nouvelle application comme moyen de paiement effectué auprès de cinq utilisateurs, a permis de diminuer le coût unitaire de traitement d’une note de frais d’environ 80 % et son coût financier de 55 %.

Grâce à ce travail d’A3, nous allons donc changer toutes nos CB professionnelles et opter pour la solution Mooncard (https://www.mooncard.co/) dès le 30 juin 2018. Non seulement, les coûts vont diminuer mais cette nouvelle solution va contribuer à améliorer la qualité de vie au travail des coachs et de l’équipe comptable car elle génère moins d’irritants et moins de rework que le processus avec les cartes bancaires traditionnelles.