Exemple avec une équipe de « chefs de projets« 

Appelez-vous à l’aide lorsque vous rencontrez des difficultés dans la réalisation de votre travail ?

Pression managériale, manque d’écoute, peur de paraître incompétent, envie de résoudre par soi-même, envie de renvoyer une image irréprochable… Dans le milieu professionnel, il y a toujours une raison qui nous fait oublier l’importance de mettre en évidence les obstacles que l’on rencontre.

Sous-estimer les difficultés lorsqu’elles commencent à apparaitre est pourtant la meilleure manière de prendre le risque de les laisser ressurgir plus tard avec des conséquences plus violentes : épuisement mental, déprime, baisse de l’estime de soi. Certaines situations pouvant conduire jusqu’au burn out.  Alors plutôt que de vouloir ignorer les difficultés, le mieux est d’en parler.

Parler de ses difficultés permet de réduire le stress et améliore notre bien-être !

Connaissez-vous l’andon ?

L’andon (décrit ici et ici) est un système d’alarme, utilisé dans l’industrie, permettant à un opérateur de signaler qu’il rencontre un problème. L’opérateur dispose à portée de main d’une corde ou d’un bouton déclenchant un signal lumineux et sonore dans l’atelier. Le team leader s’empresse alors de venir au poste de travail pour voir ce qui se passe et remédier au problème.

L’andon est un outil du management de la qualité. Il permet, en arrêtant la production dès qu’un problème est détecté, d’éviter de produire des pièces avec des défauts. Mais c’est aussi un formidable système d’appel à l’aide.

Et voici comment nous l’utilisons au sein de notre équipe de coachs Lean. En tant que coachs, nous menons des projets d’amélioration pour nos clients. Ce qui fait de nous des « chefs de projet » de l’amélioration…

Le vendredi lors de notre réunion d’équipe, chacun d’entre nous est invité à indiquer s’il est en train de réussir son projet et à « tirer l’andon » s’il estime être en difficulté. La personne en difficulté expose brièvement le (ou les) problème(s) qu’elle rencontre et deux ou trois collègues se portent volontaires pour travailler avec elles sur ce ou ces problèmes en dehors de la réunion.

Le collaborateur concerné va ensuite exposer de façon détaillée, son projet et les problèmes rencontrés. Ensemble, ils vont ainsi identifier les actions qui peuvent être mises en œuvre afin de revenir à une situation standard, plus confortable pour le « chef de projet ».

En donnant tout de suite la possibilité de traiter les difficultés, ce rituel permet d’éviter de rentrer dans une spirale négative.

De plus, le fait d’évaluer régulièrement si nous sommes en train de réussir, nous oblige à clarifier des points essentiels à la réussite de notre projet :

• Qu’est-ce que le client attend aujourd’hui de ma prestation ? Quel est son objectif ?
• Quels sont les critères de réussite mesurables que j’ai partagés avec lui ?
• Quelle est la position actuelle de mon projet par rapport à la trajectoire qu’il doit suivre pour atteindre l’objectif ?

Cette pratique hebdomadaire du andon s’appuie sur deux éléments importants :

• La sécurité psychologique : chaque membre de l’équipe peut prendre le risque de donner son avis, de se tromper, de faire des erreurs, sans que ses collègues ou sa hiérarchie portent un jugement sur lui, et sans que cela n’ait de conséquences négatives pour lui dans l’entreprise.
• La dépendance : chaque membre de l’équipe peut compter sur les autres et les autres peuvent compter sur lui. Quand quelqu’un prend l’engagement de réaliser une tâche, il le fait réellement.

Il n’est pas étonnant que ces deux éléments aient été identifiés, dans le cadre du projet Aristote (Aristotle Project), comme les principaux facteurs de réussites des équipes Google. 

C’est en instaurant ces pratiques et en tenant compte de ces facteurs humains que les coachs Operae sont en mesure d’accompagner les équipes opérationnelles vers des changements de pratique efficients et durables. C’est cette particularité qui fait des équipes d’Operae des « coachs » et pas seulement des « consultants ».

Et vous, auprès de qui allez-vous pouvoir « tirer l’andon », lorsque vous rencontrerez une difficulté ?

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