La première partie de ce billet sur les standards de travail Lean est à retrouver ici.

Lors de la rédaction d’un standard de travail on peut se laisser tenter, souvent sans s’en rendre compte, par des biais facilitateurs. Voici quelques astuces et points d’attention pour les éviter et utiliser l’outil qu’est le standard de manière optimale :

• Etre attentif au contenu des 3 colonnes du standard : étapes (une action), points de contrôle (comment je m’assure d’avoir fait le bon geste ?) et raison d’être (A quoi cette étape est utile ? Et quels sont les impacts d’un K.O ?)

• Chaque métier présente toujours une part de routine beaucoup plus importante que ne l’imaginent les personnes, qui peut être analysée et standardisée.

• Les éléments doivent être définis et décrits dans un processus standardisé pour pouvoir être enseignés efficacement : des informations mal identifiées et bien transmises, tout comme des informations bien identifiées et mal transmises, ne produiront pas les résultats attendus.

Attention :

A ne pas faire, décrire ou rédiger la manière de faire le geste à la place de l’instructeur ou de l’expert désigné. Cette tentation, fréquente si l’on connait le domaine, conduit à nier l’objectif principal de rendre leur part d’autonomie aux personnes.

A ne pas concevoir et rédiger un standard à partir de ses seules connaissances d’expert, sans confronter le support à la réalité du travail et des machines, amène à concevoir des supports partiellement inapplicables ou erronés. Concevoir le support entièrement seul, sans l’avoir fait améliorer une première fois par quelqu’un qui n’y connait rien, amène à concevoir des supports incompréhensibles.

• En cours de rédaction, faire relire les documents supports par un novice, encore ignorant de l’opération considérée, ou travailler en binôme.

• Centraliser l’ensemble des standards dans un « classeur de standards » papier, et si besoin aussi sous un format numérique.

Attention :

Le format numérique par le biais d’une plateforme de partage est très avantageux pour les équipes virtuelles (au sein desquelles les collaborateurs travaillent à distance) car il permet à chacun d’y accéder de partout en tout temps. Mais l’organisation des documents doit être gérée méticuleusement pour ne pas aboutir à un répertoire « débarras » où s’entassent les différents documents et dans lequel il serait alors difficile de naviguer et donc de retrouver facilement la pièce précise que l’on recherche.

Pour compléter, vous pouvez lire le billet sur « TWI : travail standardisé et formation« 

et la suite de billets sur la matrice de compétence