Obeya en japonais signifie « grande salle ». C’est un lieu de partage pour une core team (un groupe d’experts pluridisciplinaire), un espace dédié à l’analyse et la prise de décision sur un sujet important comme un nouveau produit ou un nouveau projet. L’obeya c’est le management visuel à grande échelle appliqué à la conduite de projet. Elle s’adresse à un groupe de personnes qui collaborent sur un projet qui sont prêtes à se réunir lors de rendez-vous hebdomadaires, à mettre en place des rituels managériaux, pour partager l’avancement et se mettre en conditions de réussite. On est alors très loin de la vision parcellaire des organisations en silos dans lesquelles la communication est souvent tendue et inefficiente.

On illustre souvent la méthode de l’obeya par des exemples industriels ou qui émanent de l’IT mais son champ d’action est bien plus étendu et s’intègre très facilement dans des contextes d’ingénierie de produits dits physiques.

A quoi ça sert ?

On construit l’obeya pour :

• Clarifier les idées de chacun, éviter les ambiguïtés et en faire émerger de nouvelles.
• Aligner les objectifs de chacun et créer une cohésion d’équipe.
• Faire remonter les points mal maitrisés ou à risque et donc mettre en évidence les problèmes au fil de l’eau.
• Pour réussir des projets complexes/ transverses.

En mettant les exigences ou préoccupations du client au centre des échanges.

Mais aussi en maîtrisant la qualité : on élimine les défauts en amont dans la construction pour éradiquer les corrections complexes et couteuses en fin de projet, la replanification, l’arbitrage ….

Et enfin en maîtrisant les délais et les coûts : on les réduit en ne faisant que des actions utiles, à valeur ajoutée.

La collaboration entre membres du projet permet de rendre l’implicite explicite par une communication directe, accrue. Ce partage permet aux membres de la core team d’avancer ensemble en regardant dans la même direction en tant qu’équipe pour ensuite déclencher l’amélioration continue. Cela se décline en trois axes :

• Comprendre ensemble la situation réelle : ce que l’on doit faire, ce que l’on sait faire et ce que l’on ne sait pas ; on est alignés.
• Voir ensemble : comment le projet avance, si la situation actuelle est normale ou anormale, les difficultés rencontrées.
• Agir ensemble : sur des actions concrètes et créatrices de valeur.

Comment construire l’Obeya ?

L’Obeya est constituée de 7 panneaux :

• Vision et objectifs : ce premier panneau permet de redonner du sens au travail en expliquant ce que l’entreprise attend du projet et comment la participation de chacun contribue à la réussite du projet.
• Voix du client : ici on identifie précisément et on quantifie les attentes des clients pour le satisfaire totalement.
• Description du produit (cible et intermédiaire)
• Macroplan
• Microplan ou pilotage de la production
• Indicateurs de performance
• Résolution de problèmes : ce dernier panneau est dédié à l’identification, la classification des obstacles et problèmes rencontrés puis la résolution de problèmes par le PDCA, l’A3, le QRQC

Ces 7 panneaux ne laissent pas de place au hasard car le succès est alors à la main de la core team. Ils permettent à tous de travailler ensemble de manière sereine en limitant au maximum la bureaucratie.