Moi, j’adore mon job. Je suis coach Lean. Et accompagner des équipes entières pour qu’elles se réapproprient leur métier, leur expertise et leur performance, oui, ça j’adore.

Mais parfois, on doit faire des choses moins exaltantes.

Et, je vous l’avoue, on n’était pas très motivés lorsqu’il a fallu mener à bien un projet purement administratif pour lequel on avait joyeusement été désignés volontaires. C’était un gros dossier à remplir et on devait bosser à distance, avec nos chtis collègues du Nord. (Ça au moins, c’était sympa). Ce qui était très clair : ce dossier était majeur pour l’entreprise ; il fallait absolument réussir à l’envoyer avant cet été.

Comme on est sûrs que le Lean, ça fonctionne, on s’est dit :
PROJET + COLLABORATION = OBEYA

L’obeya est une grande salle qui comporte 7 panneaux, c’est un standard :

1. Le premier panneau, « la vision » nous permet de répondre à la question « pourquoi on se réunit pour travailler » ? Le message était clairement exprimé : ce dossier est crucial pour l’entreprise.
2. Le deuxième panneau, « la voix du client » nous permet de comprendre comment satisfaire le client. Dans ce cas, une administration… Hum… Comment faire pour le savoir ?
   On a tout de suite contacté cette administration et on a obtenu ses critères de réussite qui étaient très clairs et très … administratifs !
3. Et concrètement, qu’est-ce qu’on devait produire ? Le troisième panneau de l’obeya est le panneau « produit ». C’est celui-ci qui nous a le plus « amusé » (notez les guillemets). Car ce produit, c’est un dossier à remplir.
   Après avoir mis une journée entière à le télécharger, à l’imprimer et à commencer à l’analyser, on s’est rendu compte que c’était 124 documents que nous devions écrire, trouver ou composer !

Là, on nous a fait livrer du café (beaucoup), des chocolats (jamais assez), et… ceci : un superbe écran tactile 4K sur lequel était installée la solution Ubikey.

Ubikey ? C’est une solution digitale qui permet de numériser le management visuel pour le partager avec des équipes distantes (explications en vidéo ici).

L’équipe lilloise a reçu le même équipement, et l’on a pu commencer à jouer avec !

 

Et soudain le projet est devenu intéressant !

On a construit nos trois premiers panneaux (ceux du dessus), notre macroplan (celui qui nous montrait les rendez-vous de coordination avec nos copains de Lille, notre consultante experte, et notre sponsor), nos PDCA et nos indicateurs (on fait du Lean, ou on n’en fait pas…) – je vous ferai, promis juré, un autre article pour vous montrer ces panneaux.

Et surtout, on a construit notre panneau de production, on s’est donné un takt et go !

Notre panneau de production sur Ubikey, ça donne ça :

Au début, on a tâtonné mais on a compris, on a appris, on a agi.

On a construit des bacs rouges (les grandes colonnes rouges que vous devinez…) qui, au début, étaient pleines…

Puis on a joué avec les couleurs… Les jaunes pour les documents purement administratifs (extrait de Kbis & co), les bleus pour les documents administratifs d’Efidev à Lille, les violets pour les documents rédigés et à valider, les roses pour les… bacs rouges…

Le tout regroupé en « groupe gris ».

Toutes ces couleurs qui nous permettait d’avoir une vision claire par « groupe » de documents à faire et surtout, de nous synchroniser « de fait » avec nos collègues de Lille qui travaillaient sur le même dossier.

Bon, et puis, parfois, on craquait…

Et puis à la fin, on a sorti le projet avec 5 mois d’avance

Où est la magie ?

Dans le Lean, c’est sûr.

Dans l’obeya bien menée, indiscutablement.

Mais impossible de réussir sans une solution qui nous a permis de nous synchroniser avec Lille d’un seul clic. On a réussi aussi grâce à la solution Ubikey.

Il ne reste plus de chocolat (je vous avais dit), on a recommandé du café, mais la solution Ubikey, c’est sûr, on va continuer à l’utiliser.

La solution de management visuel digital d’Ubikey et Operae Partners est à découvrir ici en vidéo.