En tant que Secrétaire Générale et dans le cadre de mon activité de suivi de la trésorerie, je suis particulièrement le chiffre d’affaires et les règlements reçus de nos clients.

Il y a maintenant quelques années que j’ai créé un management visuel qui à ce jour est resté tel que je l’avais imaginé. Il a plusieurs vertus selon moi quand il est partagé avec l’ensemble de l’équipe.

• La première c’est de savoir « est-on sûr d’avoir facturé tout ce que nous devions facturer dans le mois ? »,
• la seconde c’est de savoir « quel est le chiffre d’affaires généré dans le mois ? sommes-nous en phase avec nos prévisions annuelles ? »
• et la troisième qui intéresse plus particulièrement la trésorerie d’une PME comme la nôtre, « avons-nous des retards de paiement de nos clients ? ».

Je ne vais rien vous apprendre mais cette dernière étape est cruciale dans la survie d’une entreprise, le management visuel permet ainsi de relancer le plus tôt possible nos clients, de voir les éventuels points de blocage du règlement d’une facture d’y remédier rapidement et d’éviter ainsi de mauvaises surprises en trésorerie en fin de mois.

Le management visuel que j’ai choisi est très simple, pas besoin de faire compliqué pour faire efficace. Il suit en fait l’évolution de la vie d’une facture : à émettre, à valider, à envoyer, en attente de règlement, en retard de règlement. On ajoute à cela les bacs rouges, c’est-à-dire les points bloquants qui empêchent le déroulement normal du processus.

Une fois que la facturation a été effectuée, la mise à jour du management visuel est utile, déjà au niveau de l’équipe comptable qui le suis au jour le jour, mais également au niveau des directeurs de mission qui voient ainsi si ce qui devait être facturé l’a été, au niveau de la direction pour voir si le chiffre d’affaires suit la courbe attendue par rapport aux prévisions, mais également pour l’ensemble de l’équipe puisque ce management visuel est présenté chaque semaine lors de notre point d’équipe : l’obeya du vendredi. Si des retards de règlement sont visibles, plusieurs interlocuteurs vont pouvoir ainsi réagir rapidement et prendre en charge la relance si cela n’a pas été déjà fait. Les bacs rouges partagés avec l’équipe sont aussi un bon moyen d’ouvrir un PDCA pour éviter que la situation ne se reproduise.

Si l’on compare notre indicateur de retards de règlement, on voit clairement qu’une amélioration a été notée par rapport aux années précédentes et je pense sincèrement que c’est en grande partie grâce au management visuel.

En conclusion, je dirais qu’un bon management visuel n’est pas forcément quelque chose de compliqué mais cela implique qu’il soit régulièrement mis à jour et surtout qu’il soit partagé avec l’ensemble de l’équipe. Un management visuel juste pour soi cela peut être utile pour organiser son propre travail mais cela n’a pas beaucoup d’intérêt pour l’entreprise.

Pour aller plus loin sur le sujet, je vous conseille plusieurs articles qui traitent du sujet sur notre blog :

Pourquoi le management visuel ne sert-il trop souvent à rien ? – Better, faster, together (operaepartners.fr)

Le Management Visuel, ce révélateur pour l’auto-organisation – Better, faster, together (operaepartners.fr)

Comment le management visuel m’a aidée à rendre mes problèmes visibles – Better, faster, together  (operaepartners.fr)

Mon management visuel a été créée dans un premier temps sur un support papier avec des post-it que je faisais bouger au fur et à mesure de l’avancement et je le partageais ensuite lors de réunion physique. Depuis, nous l’avons digitalisé sur l’outil d’Ubikey et cela nous a été très utile lors des différents confinements car nous pouvions partager avec l’équipe. Découvrez Ubikey : La solution digitale parfaite pour les besoins de management visuel et d’obeya par Ubikey et Operae Partners – Better, faster, together