On trouve, ici et là, plein de définitions de l’agilité.

Je ne garderai en tête que celle de la merveilleuse Sarah qui rappelle que : « Les techniques de conduite agile de projets ne sont que des techniques. C’est notre manière de les utiliser qui nous permet d’être agile et de réussir nos projets. »

Oui, mais alors, de quelle manière devenir agile?

C’est un excellent article du MIT Sloan Management Review qui l’explique clairement.

D’abord, être une organisation agile, ça veut dire quoi ?

Etre une organisation agile, c’est être efficace, rapide et flexible simultanément. L’objectif est d’être capable de s’adapter et de réagir rapidement aux conditions du marché et aux nouvelles technologies.

Oui, mais ça ne nous dit toujours pas comment devenir agile. Quelle organisation adopter ?

Modéliser l’organisation

Comment s’organise le travail ?

L’article propose deux critères simples :

1. Soit on travaille seul, les uns après les autres ; soit on travaille à plusieurs.
2. Soit on bosse sur une tâche qui est bien définie, soit la tâche n’est pas clairement définie et on doit y travailler.

La diagonale utile : 

Le modèle « factory »: Quand le travail est bien défini, chacun peut bosser seul sur ses tâches.

Dans un environnement hyper stable c’est souvent la meilleure manière d’être efficace. Mais cela ne permet pas d’être flexible. Cette approche efficace n’est donc pas agile en soi.

Le modèle collaboratif : Quand, à l’inverse, la façon de faire ce qu’on a à faire n’est pas très claire – comme par exemple quand on doit développer un nouveau produit – c’est travailler ensemble, à plusieurs, avec des allers-retours entre les équipes, qui permet de travailler au mieux. Mais trop d’allers-retours, constamment, ce n’est pas très efficace.

L’autre diagonale: l’axe de la frustration.

Si on regarde les deux autres cases, évidemment, on tombe dans des modèles complètement inefficaces, mais pourtant déjà rencontrés dans nos entreprises :

L’itération inefficace : J’appellerai ça le « débrouille-toi avec la patate chaude ». Quand chacun travaille de son côté sans avoir une claire compréhension de ses livrables, des retours en arrière sont systématiquement nécessaires pour compléter une information, rechercher l’élément manquant, corriger ce qui n’est pas exactement comme on l’attendait.

L’attention inutile : Et, à l’inverse, quand on passe des heures à 22 en réunion, souvent avec des chefs, alors que ce qu’il y a à faire est très clair, c’est aussi largement inefficace. Mais ça, ça n’existe pas, n’est-ce pas ?

Une organisation agile

Sauf qu’en réalité, peu d’organisations sont dans l’un OU l’autre de ces archétypes. La réalité est un mix de routines et d’incertitudes.

Et c’est savoir passer de l’un à l’autre des modes, du travail seul, bien défini, au mode collaboratif, au bon moment, qui rend une organisation agile.

Un exemple parfait d’agilité : l’andon

Le meilleur exemple de l’agilité, donné par les chercheurs du MIT est l’andon.

Rien de plus factory qu’un ouvrier sur une chaîne de travail dans une usine de voitures. Surtout quand, chez Toyota, la qualité et les standards de travail sont les maîtres mots pour chaque poste de travail: les tâches sont bien définies, les outils et bonnes pièces sont à portée de main, l’ouvrier peut travailler seul.

Mais il arrive que les choses ne se passent pas comme on l’a prévu. Si une pièce est de mauvaise qualité, si un outil venait à dysfonctionner, ou si l’ouvrier galère pour finir sa tâche dans le délai et risque de ne pas y arriver, il tire l’andon. Ce bouton ou cette corde située au-dessus de son poste de travail lui permet d’appeler son team leader qui arrive en quelques secondes pour l’aider à résoudre son problème. En quelques minutes, l’opérateur a réussi à se dépêtrer et peut reprendre son travail. Son team leader retourne à d’autres activités.

Initialement, l’opérateur travaillait dans le mode factory, exécutant des tâches bien définies dans un temps précis (le takt).

Mais quand quelque chose se grippe dans cet engrenage bien huilé, l’opérateur tire l’andon et demande de l’aide, et passe en mode collaboratif pour résoudre ce problème. Une fois le problème résolu, l’opérateur retourne au mode factory.

C’est donc cela être agile. Etre efficace, flexible et rapide à la fois se mesure, pour une organisation, à sa faculté de passer, en dynamique, au bon moment, au modèle collaboratif.

Et comment réussit-on cela?

A suivre, dans un prochain billet…