A l’ère industrielle, la productivité se mesurait par la capacité à réaliser un travail manuel.

A l’heure de l’économie du savoir, il s’agit de mesurer la capacité à produire des connaissances sur le travail, à bâtir des pratiques exemplaires et à innover.

Quels sont les bons sujets à traiter entre experts et comment les aborder ?

Chacun de vos experts – vos architectes ou vos dev JAVA en IT ; vos mentors ou formateurs dans la formation ; vos chefs de projets métier – se retrouvent souvent embarqués dans des projets, loin de leurs pairs. Chacun se bat pour faire réussir sa mission pour son client, et se retrouve, généralement chaque semaine, dans une réunion d’équipe avec ses collègues experts à « discuter » de ses sujets.

Comment transformer ces discussions en apprentissages ? Comment améliorer les pratiques métiers ?

Tout coach/manager lean vous rappellera que tout commence sur le gemba et que ce que nous y cherchons c’est ce qui empêche chaque collaborateur de satisfaire mieux son client. C’est sur le gemba que j’ai constaté que l’équipe que j’accompagne actuellement consacre 95 % de son temps à réparer : réparer des rejets de données, réparer des anomalies remontées par les testeurs, réparer des incidents remontés par les clients. Et ce, quel que soit le projet sur lequel les membres de l’équipe s’investissent.

Se fonder sur les expériences très concrètes, la « vraie vie », pas la littérature

« Réparer » est le signe qu’une étape amont a loupé une info que vous êtes obligé de corriger à la main. « Réparer » est le signe que la prochaine fois, on pourrait faire bon du premier coup. « Réparer » est le signe que votre équipe a mis le doigt sur un potentiel d’amélioration gigantesque et une source d’apprentissage inestimable. « Réparer », ça se repère parce qu’on a utilisé les bacs rouges (pour découvrir les bacs rouges, inscrivez-vous à notre prochain atelier d’initiation au Lean).

Comment l’exploiter ? Connaissez-vous les communautés de pratique ?

 Le point clé d’une communauté de pratique repose sur le partage de résolutions de problèmes sur des sujets communs, des sujets que les membres de la communauté rencontrent tous les jours, des situations très concrètes. Ils vont s’interroger et réfléchir ensemble à des questions telles que : quel est l’impact sur le client de cette réparation ? A quel moment du processus a eu lieu cette réparation ? pourquoi ? pourquoi ? pourquoi ? (5 fois 😉).

Si chaque membre de cette communauté expérimente une manière d’effectuer ces réparations, la communauté trouvera non seulement la meilleure manière de résoudre ce problème dans chaque contexte mais elle ressortira grandie d’un apprentissage individuel (avec le PDCA de chacun), et collectif avec des pratiques métiers nouvelles et validées.

Dans ma super équipe actuelle, les experts vont se répartir ces « réparations » pour les analyser avec le PDCA (pour tout comprendre du PDCA, visionnez ce webinaire), comprendre à quelle étape amont on aurait pu les détecter et proposer une solution pour les résoudre définitivement (par du dev, du nettoyage de données ou des pré-checks).

Et c’est l’effet Reine des neiges de la communauté de pratique

Comment être sûr que nous ne gâcherons plus le temps de nos experts avec ces réparations ? En travaillant de manière synchronisée sur les mêmes sujets de blocage et en résolvant ces bacs rouges une fois pour toutes, la communauté s’est libérée de la capacité de travail pour délivrer plus de valeur aux projets et aux clients. Libérée, délivrée, vous l’avez ?

Ces expérimentations permettent aussi à chacun de monter en compétences sur le sujet partagé : on sait, dans mon équipe, quel est le niveau de chacun sur le processus de reprise de données, et certains sont passés au niveau « expert » dans la matrice de compétence.

Standard, matrice de compétence, indicateurs et PDCA sont les outils clés que cette communauté se construit pour mieux servir ses clients.

Les communautés de pratique pour innover ?

La communauté peut aussi décider de résoudre un problème commun : comment réduire le délai d’un recrutement ? Comment construire une méthode pour diminuer les incidents ? Chaque expert lance son expérimentation. Les échanges structurés autour de ces kaizen permettent de trouver de nouvelles façons de faire et d’innover.

Les communautés de pratique permettent donc non seulement d’améliorer l’expérience de vos clients en résolvant les blocages et les gaspillages de vos équipes, de créer une expérience de formation continue par les partages de résolution de problème mais aussi d’innover par l’expérimentation entre experts. Pas mal, non ?

Quand souhaitez-vous lancer la vôtre ?

Découvrez comment nous pouvons vous accompagner sur les communautés de pratique sur le site de notre organisme de formation : Operae Academy