Pour comprendre comment la grille d’analyse des sept gaspillages du Lean management s’applique à l’utilisation des interfaces homme/machine, prenons l’exemple des utilisateurs d’un logiciel dans un réseau d’agences de voyage.
En synthèse :

Surproduction = Saisir plus d’informations que le système ne nécessite à un moment donné.

Attentes = Attendre une réponse du système.

Transport = Copier des informations manuellement d’un système à l’autre.

Surproduction

Le système informatique occasionne un gaspillage de surproduction pour l’utilisateur lorsqu’il lui donne une information inutile, ou lorsqu’il fournit une information avant qu’il en ait réellement besoin. Un exemple typique est la page d’accueil du site intranet du voyagiste, chargée d’une multitude d’informations dont chacune n’intéresse qu’une partie des utilisateurs. Du point de vue de chaque utilisateur, de nombreuses informations sont lues, ou consommées, pour rien. Une autre forme de surproduction concerne la saisie d’informations par l’utilisateur : soit le système demande des informations inutiles, soit il demande ces informations trop tôt.

Attentes

Attendre les réponses du système est un gaspillage à plusieurs titres. D’une part, l’utilisateur ne perçoit aucune valeur alors qu’il est bloqué sur la tâche en cours. D’autre part, l’attente perturbe sa concentration, ce qui lui fait perdre ensuite un temps supplémentaire. Au cours de ces attentes, après seulement quelques secondes, une partie des utilisateurs démarre une autre tâche en parallèle, ce qui crée de nouveaux gaspillages dans les changements répétés de contexte qui s’ensuivent.

Transport

Le système applicatif utilisé par les agences est composé d’une myriade d’applications web indépendantes. Pour réaliser une tâche typique, l’utilisateur doit souvent passer d’un site à l’autre, et saisir chaque fois des informations de l’un à l’autre. Par exemple, pour passer de la réservation du vol à la réservation du voyage avec hôtel, il doit mémoriser son code de réservation dans une première application, se rendre dans l’application de réservation d’hébergement, et y saisir le code de réservation de vol pour établir le lien entre les deux dossiers.

Dans un prochain post, il sera question des autres gaspillages : les étapes inutiles, le stock, les mouvements inutiles et les corrections/retouches. A suivre….