Depuis que je fais du Lean, j’ai eu à mettre en place à plusieurs reprises des démarches 5S. A chaque fois, après l’explication du concept et de ses principes, les managers munis d’une feuille A4 comprenant quelques questions relatives au 5S, vont réaliser un « Go and see » sur le lieu de travail des collaborateurs.

Parmi les questions, certaines concernent la propreté (Seiso) :

• La zone est-elle propre, pourquoi ?
• Les équipements de nettoyage sont-ils disponibles ?
• La procédure de nettoyage et d’inspection est-elle en place ?

Chaque « S » du 5S comprenant son lot de questions …

Après un temps nécessaire d’observation (autour d’une heure), les managers reviennent échanger à la fois sur les éléments factuels constatés sur le terrain et sur leurs impressions. Le fait de zoomer sur les questions de tri, de rangement, de propreté, de management visuel et de maintien de cet ensemble avec une méthode précise leur permet de voir les choses autrement. C’est seulement à partir de ce constat que la démarche 5S peut se mettre en place.

Dans cet exemple de 5S dans un entrepôt, les managers du lieu ont dès le lendemain expliqué la démarche à leurs équipes. A partir de cet instant, chaque jour une personne de chaque équipe, munie d’un plan au format A4, s’est mise à la place d’un client venant visiter les lieux. Tous les jours, ces personnes ont pris des notes, puis les ont partagées au briefing, et se sont mises en action, petits pas par petits pas.

En quelques semaines seulement, ils ont amélioré :

• la sécurité,
• les notes d’hygiène,
• la propreté,
• la gestion des déchets,
• le tri,
• le rangement,
• le management visuel.

A cette époque, je visitais très régulièrement cet entrepôt, et je peux vous affirmer que le changement en a été vite surprenant, à la fois dans l’entrepôt et dans les bureaux, les managers ayant décidé de montrer l’exemple. La sensation de bien-être était chaque fois un peu supérieure à celle ressentie lors de ma précédente visite.

Les éléments majeurs de cette réussite auront été les suivants :

• l’implication des managers qui s’est concrétisée par le fait qu’ils y consacrent du temps chaque jour,
• la participation active les membres des équipes
• la mise en place d’actions pas à pas.