Gagner plus en travaillant autrement

conduite-du-changement-lean-operae-partnersIl est illusoire de penser que la conduite du changement n’est qu’une partie de plaisir, que dans un projet d’amélioration, tout le monde est content tout le temps. Changer nécessite un investissement, changer met en lumière des difficultés qu’il faut être capable d’accepter pour pouvoir les surmonter. Et oui, il peut y avoir heurts. Mais quand ceux qui accompagnent le changement – le chef de projet Lean et le coach – prennent le temps d’écouter, de comprendre, d’expliquer, de poser des questions pour montrer la voie, encore et toujours, le projet peut être une véritable réussite et à tous points de vue. En voici un bel exemple. Lire la suite « Gagner plus en travaillant autrement »

Respecter les personnes pour développer le bien-être au travail

Le respect des personnes est un pilier essentiel dans le modèle de management Lean. Et c’est en utilisant ce principe avec leurs équipes que les managers peuvent contribuer au bien-être au travail.

Lire la suite « Respecter les personnes pour développer le bien-être au travail »

Les gestes inutiles dans un back office

Les gestes inutiles font partie des 7 gaspillages définis dans le Lean management.

Dans cet exemple, les collaborateurs se déplacent beaucoup pour ranger les dossiers des clients dans les armoires ou pour les transmettre à leurs collègues. Certes, il faut bien que chaque dossier puisse être transmis ou classé mais du point de vue du client, ce geste n’apporte pas de valeur ajoutée. C’est donc un gaspillage :

1/ du point de vue des clients : ce temps pris pour déplacer un dossier est un temps pendant lequel le collaborateur ne s’occupe pas d’un autre dossier. Dit autrement, les autres clients attendent.

2/ du point de vue des membres de l’équipe, c’est une source de fatigue : des locaux mal agencés vont générer des déplacements qui, mis bout à bout, peuvent représenter à la fin de la journée, dans certains contextes, des kilomètres de marche à pied. Lire la suite « Les gestes inutiles dans un back office »

Le bien-être au travail en 12 points

first-break-all-the-rulesJ’ai fait une lecture très intéressante récemment au sujet d’une question que je me pose depuis plusieurs années en tant que coach en Lean Management : comment définir le bien-être au travail ?

Publié pour la première fois en mai 1999, le livre en question s’appelle : « First, break all the rules ». Les auteurs Marcus Buckingham et Curt Coffman s’appuient sur une enquête menée par la Gallup Organization auprès d’un million de collaborateurs aux Etats-Unis et quatre-vingt milles managers pendant près de 25 ans. Lire la suite « Le bien-être au travail en 12 points »

5 habitudes à adopter pour devenir manager Lean

manager-lean-operae-partners« Qu’attendez-vous de moi ? » …

Question ô combien fréquente de tout manager intermédiaire qui voit son entreprise s’engager dans une démarche Lean. Généralement, une ou plusieurs de ses équipes ont déjà pris le virage du Lean : elles obtiennent des résultats sans précédent, améliorent la satisfaction de leurs clients et apprennent à résoudre leurs problèmes par elles-mêmes.

Les voir évoluer et progresser, alors que lui-même a l’impression de rester sur le bord de la route n’est pas confortable. Comment maintenir son rôle de manager dans cette nouvelle dynamique ? D’où cette question inévitable adressée au coach Lean : « Qu’attendez-vous de moi ? » Lire la suite « 5 habitudes à adopter pour devenir manager Lean »

Atteindre ses objectifs de stock et de délai grâce au Lean Management

J’ai accompagné ces derniers mois une équipe de 12 personnes chez un grand assureur dont la mission est de payer les indemnités complémentaires à la Sécurité Sociale concernant l’invalidité.

Premier étonnement, le stock de dossiers en attente de paiement est énorme ! Les clients assurés se retrouvent à attendre en moyenne 4 mois et demi entre leur demande initiale et le paiement de leur première indemnité. Quand on pense que ces personnes invalides n’ont bien souvent que cette rente pour vivre, l’image sociétale de l’assureur en prend inévitablement un coup…

Et pour reprendre la célèbre maxime, un malheur n’arrivant jamais seul, l’équipe doit aussi faire face à un autre flux important lié cette fois aux mises à jour des ressources pour plus de 2000 clients dont la rente est déjà versée régulièrement. La non mise à jour pouvant entrainer une interruption des paiements.

Deuxième étonnement, la volonté de l’équipe à aller de l’avant ! Dès les premiers jours d’atelier collectif, les idées d’amélioration ne manquent pas. Management de la performance et suivi de la production quotidienne sont aussitôt mis en place et utilisés pour organiser les journées.

Suivent la mise en place des premiers chantiers d’amélioration avec le choix d’une stratégie pour s’attaquer aux stocks, la simplification de l’autocontrôle, et différents tests pour trier et traiter les dossiers complets / incomplets.

La résolution de problème issue d’une dégradation de la qualité en sortie conduira à repérer les principales causes d’erreur dans le calcul des droits à indemnités. Et la rédaction des standards adéquats permettra à la fois de stabiliser les performances pour l’ensemble de l’équipe et d’accompagner les deux nouveaux arrivants dans leur montée en compétence.

Baisse du sockDernier étonnement, attendu, les résultats sont au rendez-vous : stock des mises à jour effacé en moins de 6 semaines, stock des nouveaux dossiers divisé par 2, et productivité de l’équipe augmentée de 75% !

Même si l’équipe avoue avoir quelque peu souffert du rythme soutenu des modifications, elle ne regrette pas cette aventure qui lui a permis de faire entendre ses idées.

« Nous avons trouvé nous-même des méthodes de travail plus efficaces et qui nous conviennent. »

Comment une équipe de back office en Rachat de Crédit a redoré son image auprès de ses clients les courtiers.

rangementRacheter un crédit passe par 3 étapes :

  • Etudier le dossier du client
  • Lui proposer une offre si son dossier est accepté
  • Financer son dossier s’il accepte l’offre.

 

Bien sûr, les clients de cette équipe sont les personnes à qui sont proposés les rachats de crédit. Mais ce sont aussi principalement des courtiers qui apportent les affaires en question.

Ces derniers se plaignaient il y a quelques mois encore, du délai pour obtenir une réponse à l’étude et de la complexité de constituer un dossier avec de nombreux compléments demandés par la banque.

Au sein de l’équipe, ces délais et ces allers-retours se matérialisaient par un stock important de dossiers en suspens à l’étude. Lire la suite « Comment une équipe de back office en Rachat de Crédit a redoré son image auprès de ses clients les courtiers. »